‘La factura electrónica pasa a convertirse en el origen del dato tributario’

La factura electrónica obligatoria marcará un antes y un después en la gestión administrativa y fiscal de las empresas españolas. La publicación de la Orden HAC/1028/2026 completa el marco normativo y activa el calendario de implantación de un sistema que obligará a las grandes compañías a adaptar sus procesos antes del 6 de octubre de 2027. El cambio, sin embargo, va mucho más allá de sustituir los documentos en papel o PDF por archivos digitales: implica transformar la manera en que se generan, intercambian y procesan los datos fiscales.

Para conocer el alcance de esta transformación, hablamos con Rufino de la Rosa, Head of E-Invoice and Public Policy de Marosa by Wolters Kluwer. El experto analiza los retos que afrontan las empresas, las posibilidades que ofrece la inteligencia artificial para automatizar tareas y el avance hacia un modelo de supervisión tributaria prácticamente en tiempo real, impulsado tanto por la normativa española como por la iniciativa europea ViDA.

Pregunta. — La publicación de la Orden HAC/1028/2026 completa el marco normativo de la facturación electrónica obligatoria en España. ¿Qué cambia realmente para las empresas y cuáles son los principales retos para adaptarse a la nueva normativa?

Respuesta. — Lo más importante es que se ha activado el calendario de aplicación del Reglamento de Facturación Electrónica. La Orden concreta sus elementos técnicos y funcionales y supone un punto de inflexión para las grandes corporaciones españolas, porque las compañías con una facturación superior a ocho millones de euros deberán estar adaptadas antes del 6 de octubre de 2027. Un año después, la obligación se extenderá al resto de empresas.

Pero el reto no consiste simplemente en cambiar un PDF por un fichero electrónico. Estamos hablando de integrar la generación, el envío y la recepción de facturas dentro de los sistemas de gestión de las empresas, garantizar la interoperabilidad entre plataformas y asegurar que los datos que alimentan todo ese proceso son correctos.

Esto es especialmente relevante para las grandes organizaciones: hasta ahora, buena parte del esfuerzo se centraba en que la información del ERP fuera correcta para cumplir con obligaciones como el SII. Con la factura electrónica, el punto de partida pasa a ser la propia factura, que contiene además información que después puede alimentar otras obligaciones tributarias. Por tanto, los errores o incoherencias en origen adquieren mucha más importancia.

En mi opinión, uno de los grandes retos será precisamente ese: garantizar la calidad y coherencia del dato desde el principio y conseguir que la factura electrónica, el SII, las declaraciones de IVA y el resto de obligaciones trabajen sobre una información consistente.

P. — Más allá de cumplir con la ley, ¿qué beneficios concretos puede aportar la facturación electrónica a las empresas? ¿Puede reducir costes administrativos, agilizar los cobros y mejorar el control financiero?

R. — Sí, pero creo que conviene distinguir entre el objetivo de la norma y las oportunidades que abre para las empresas. La Ley Crea y Crece plantea la factura electrónica, entre otros objetivos, como una herramienta para reducir la morosidad comercial y mejorar el clima de negocios. De ahí que el sistema no se limite al envío de la factura, sino que incorpore también información sobre determinados estados, como el rechazo o el pago.

Desde el punto de vista de la empresa, la oportunidad es más amplia. Si se implanta bien, permite automatizar procesos que todavía requieren mucha intervención manual y eliminar duplicidades entre sistemas. Una de las ideas que estamos trasladando desde Marosa by Wolters Kluwer es precisamente la necesidad de avanzar hacia una única fuente de datos. Si la información de la factura es la misma que después utilizamos para el SII (Suministro Inmediato de Información) y para las declaraciones tributarias, reducimos la necesidad de realizar conciliaciones posteriores y procesos adicionales de verificación.

Para una gran empresa esto puede ser especialmente relevante. Cuando tienes diferentes ERP, numerosas sociedades, grandes volúmenes de transacciones o actividad en distintos países, cada conciliación adicional supone tiempo, recursos y riesgo de error. Automatizar ese flujo permite que los equipos dediquen menos esfuerzo a comprobar que diferentes sistemas contienen la misma información.

Sobre los plazos de cobro, la propia arquitectura del sistema introduce mucha más trazabilidad sobre el ciclo de vida de la factura y sobre determinados estados asociados a ella. Eso aporta también mayor visibilidad sobre el proceso.

Hay además una dimensión económica más amplia. En el contexto de la reforma europea ViDA, la Comisión Europea estima que el nuevo sistema de facturación electrónica y reporting digital podría reducir los costes administrativos y de cumplimiento de las empresas de la UE en más de 4.100 millones de euros anuales durante la próxima década. Es una estimación agregada para el conjunto europeo, no un ahorro atribuible directamente a cada compañía, pero sirve para dimensionar el potencial de eficiencia que hay detrás de esta transformación.

P. — ¿Qué tareas de facturación y gestión fiscal puede automatizar ya la inteligencia artificial y cuáles siguen necesitando supervisión humana? ¿Qué aplicaciones están ofreciendo resultados reales?

R. — La inteligencia artificial ya está aportando resultados reales en tareas repetitivas susceptibles de automatización, como las conciliaciones, así como en la detección de inconsistencias o en el análisis de grandes volúmenes de datos para agilizar la preparación de la información necesaria para cumplir con determinadas obligaciones fiscales.

Desde Marosa by Wolters Kluwer apostamos por combinar esta automatización con la estandarización, y siempre bajo el criterio humano. Las grandes multinacionales trabajan con múltiples ERP, transacciones y obligaciones distintas en cada país, por lo que la tecnología tiene que ser capaz de estandarizar procesos sin obligar a la empresa a transformar completamente sus sistemas internos. Ahí es donde la automatización y la inteligencia artificial pueden generar importantes mejoras de productividad y, sobre todo, convertir el dato fiscal en información de mayor valor para la compañía.

Ahora bien, insistimos en la supervisión humana. La interpretación de una norma, la resolución de operaciones complejas, la toma de decisiones fiscales y la validación final siguen necesitando del conocimiento experto.

P. — España avanza hacia la digitalización de la facturación mientras la Unión Europea impulsa la iniciativa ViDA. ¿Qué cambios concretos traerá esta iniciativa y estamos avanzando hacia un modelo en el que las administraciones tributarias puedan conocer las operaciones empresariales prácticamente en tiempo real?

R. — Sí: estamos avanzando claramente hacia un modelo en el que la relación entre empresas y administraciones tributarias es cada vez más digital y está basada en datos transaccionales. España ya tiene un precedente muy importante con el SII, y la factura electrónica supone un paso adicional porque la propia factura pasa a convertirse en el origen del dato tributario.

Una vez implantada plenamente la factura electrónica, la Administración dispondrá en tiempo real de la información de todas las miles de millones de facturas intercambiadas en España, bien de forma directa cuando se intercambien a través de la Solución Pública de Facturación, bien mediante la copia fiel cuando se empleen plataformas privadas. A ese ingente volumen de datos hay que añadir la información sobre el pago o rechazo de las facturas, que, si bien no tiene un fin principalmente fiscal, sin duda la Administración también analizará con detalle.

Esta evolución no es exclusivamente española. El paquete europeo ViDA, aprobado definitivamente en marzo de 2025, establece que desde el 1 de julio de 2030 las operaciones B2B transfronterizas dentro de la UE estarán sujetas a nuevas obligaciones de comunicación digital basadas en la factura electrónica. Además, los Estados miembros que ya dispongan de sistemas nacionales de reporting digital deberán alinearlos con el modelo europeo antes del 1 de enero de 2035. Y la mayor parte de los países europeos están también implantando mandatos de facturación electrónica, anticipándose a la entrada en vigor de ViDA.

Esto cambia la lógica del cumplimiento fiscal: pasamos de un modelo en el que las empresas realizaban sus operaciones y posteriormente preparaban sus declaraciones a otro en el que la información tributaria se genera y transmite prácticamente al mismo tiempo que la operación. La Comisión Europea estima que este nuevo sistema podría reducir el fraude del IVA en hasta 11.000 millones de euros anuales.

Para las multinacionales, el reto será gestionar de forma coherente estas distintas obligaciones nacionales desde una infraestructura tecnológica común.

P. — De aquí a cinco años, ¿cómo cambiará el trabajo de los departamentos fiscales y financieros? ¿La inteligencia artificial y la automatización permitirán que los profesionales dediquen menos tiempo al cumplimiento normativo y más a la toma de decisiones estratégicas?

R. — Creo que el cambio fundamental será pasar de una función fiscal muy basada en procesos manuales y conciliaciones a otra mucho más integrada, automatizada y basada en datos.

Hoy una multinacional puede tener diferentes ERP, obligaciones fiscales en numerosos países, formatos distintos de factura electrónica, diferentes calendarios y grandes volúmenes de transacciones. Gestionar toda esa complejidad de manera fragmentada exige muchísimo trabajo operativo.

La tecnología permite avanzar hacia otro modelo: conectar las distintas fuentes de información, centralizar los datos y automatizar buena parte de las validaciones, cálculos, declaraciones y obligaciones de reporting. En el caso de Marosa, VATify está precisamente concebida para centralizar y automatizar obligaciones fiscales internacionales y conectarse con los sistemas ERP de las empresas.

Eso no significa que desaparezca el profesional fiscal. Al contrario: cuanto más automatizados estén los procesos repetitivos, más importante será su capacidad para interpretar la normativa, gestionar excepciones, supervisar la calidad de la información y tomar decisiones.

Creo que el departamento fiscal evolucionará desde una función relativamente reactiva y fragmentada hacia una función global, conectada y basada en datos, con mucha mayor capacidad para anticiparse a riesgos y tener una visión conjunta de lo que está sucediendo en distintas jurisdicciones.