Confirmado el nuevo registro horario en el trabajo: esto es lo que tu empresa tiene que darte para las horas extra

La nueva jornada laboral de 37,5 horas es el tema central para muchos trabajadores estos días. Sin embargo, la reforma que ha llevado a dicho horario, implica también otras novedades que tienen que ver con el computo que se hace de las horas trabajadas. No sólo porque se deberá llevar un registro digital del tiempo trabajado, sino porque además junto a nuestra nómina llegará un documento en el que se deberá señalar al detalle todas las horas que hemos trabajado, incluyendo tanto las horas extra como las complementarias.

Con todo ello, lo que se está buscando en definitiva, es una mayor transparencia. Y para ello se ha diseñado como decimos, un modelo que es completamente digital, por lo que evitará que exista manipulación de horarios o que no se reflejen las horas extra. Además, cada empleado recibirá ese resumen mensual detallado con sus horas ordinarias, complementarias y extraordinarias, lo que permitirá saber de forma clara cuánto tiempo ha trabajado y cuánto debe cobrar por ello. Esta nueva normativa, que aún está pendiente de su publicación oficial en el BOE pero ya ha sido aprobada por el Ejecutivo, llegará antes del verano de 2025. Las empresas tendrán un plazo de adaptación, aunque muchas deberán ponerse las pilas cuanto antes para cumplir con las nuevas exigencias. A continuación, repasamos todo lo que cambiará y cómo va a ser ese documento que las empresas estarán obligadas a entregar a sus trabajadores.

Confirmado el nuevo registro horario en el trabajo

La gran novedad de la reforma laboral es que el registro de jornada será cien por cien digital. Es decir, los trabajadores deberán fichar a través de una plataforma tecnológica (ya sea desde un ordenador, una app móvil o un dispositivo biométrico), dejando constancia de su hora de entrada y de salida. El sistema tendrá que asegurar además la identidad de la persona que realiza el fichaje, de modo que no exista la posibilidad de manipulación alguna.

Con esta medida se busca acabar con el viejo método de fichas en papel o Excel poco rigurosos, que en muchos casos permitían modificaciones o que,  directamente no se reflejara la verdad de las horas trabajadas. Pero a partir de ahora, todo estará almacenado en un sistema al que además podrá acceder la Inspección de Trabajo en cualquier momento y desde cualquier lugar, sin necesidad de desplazarse físicamente al centro de trabajo. Algo que servirá para reforzar el control y dificulta los fraudes.

El documento que el trabajador recibirá y dónde saldrán las horas extra

Otro de los cambios clave es la creación de un nuevo documento que deberá acompañar a la nómina cada mes: un recibo de horas trabajadas. Este informe deberá detallar claramente el número total de horas ordinarias, horas extra y horas complementarias que ha realizado el trabajador durante ese mes. De esta forma, el empleado podrá comprobar si su jornada se ha respetado y si las horas extra han sido correctamente remuneradas o compensadas.

Este recibo no es un simple añadido administrativo, ya que gracias a este desglose, será más difícil que las empresas esquiven sus obligaciones o no quieran pagar las horas de más que se han trabajado.

Las posibles sanciones a las que se enfrentan las empresas

La nueva normativa también incluye un refuerzo importante en el régimen sancionador. Las empresas que no cumplan con el registro horario, que no entreguen los recibos de horas trabajadas o que incurran en fraudes relacionados con la jornada laboral podrán enfrentarse a sanciones económicas severas. Las multas podrán alcanzar hasta los 10.000 euros por cada infracción detectada.

Además, la carga de la prueba recaerá sobre la empresa. Es decir, si no existen registros fehacientes del horario del trabajador, se presumirá que este tiene un contrato a jornada completa, con todos los derechos y obligaciones que ello implica. Esto es especialmente relevante en sectores donde abunda el empleo parcial o con horarios irregulares.

Un sistema que también protege a los trabajadores a tiempo parcial

Esta reforma no se limita a los contratos a jornada completa. También se aplicará a los trabajadores con contratos a tiempo parcial, que históricamente han sido más vulnerables frente a abusos laborales relacionados con el tiempo de trabajo. Las empresas deberán totalizar su jornada cada mes y reflejar en el recibo todas las horas realizadas, ya sean ordinarias o complementarias.

En caso de que no se respete esta obligación, como decimos, la ley presume que ese contrato parcial es, en realidad, a jornada completa, salvo que la empresa pueda demostrar lo contrario con registros válidos. Esto busca garantizar que estos trabajadores no se vean obligados a realizar más horas de las que les corresponden sin la debida compensación ni cotización.

Adaptación progresiva hasta diciembre de 2025

Aunque el nuevo sistema se pondrá en marcha antes del verano de 2025, el Gobierno ha previsto un periodo de adaptación para las empresas. En el caso de aquellas que, por convenio colectivo, aún apliquen jornadas superiores a las 37,5 horas semanales, podrán seguir haciéndolo hasta el 31 de diciembre de 2025. Eso sí, deberán adaptar sus sistemas de registro horario cuanto antes.

Este periodo transitorio permitirá a las empresas preparar sus infraestructuras tecnológicas, formar a sus empleados y asegurarse de que el nuevo sistema funcione correctamente.