A vueltas con el Verifactu

En los últimos días hemos ido comunicando la situación sobre el estado del sistema Verifactu y de la factura electrónica obligatoria. El debate ha sido intenso, y la confusión entre autónomos, pymes y profesionales tampoco es menor. Por eso conviene aclarar qué dice realmente la normativa, cuáles son las obligaciones efectivas y qué margen de actuación tienen las empresas antes de que esta regulación entre plenamente en vigor.

El Real Decreto 1007/2023, aprobado el 5 de diciembre de 2023 y publicado al día siguiente en el Boletín Oficial del Estado, establece los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, además de la estandarización de los formatos de los registros de facturación. Este texto, conocido como Verifactu, persigue, según su propio preámbulo, modernizar la dotación digital de pymes, microempresas y autónomos, y mejorar el cumplimiento tributario y la lucha contra el fraude fiscal. No obstante, el reglamento deja claro que su ámbito se limita exclusivamente a los sistemas informáticos de facturación, quedando fuera los procesos contables y de gestión de empresarios y profesionales.

El Real Decreto prevé, además, que los contribuyentes puedan remitir voluntariamente todos sus registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática y segura. En ese caso, se entenderá que el sistema informático utilizado ya cumple los requisitos técnicos exigidos. Sin embargo, y este es un punto esencial, ninguna norma establece la obligación de expedir facturas mediante un Sistema Informático de Facturación (SIF). El propio Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que regula las obligaciones de facturación, establece en su artículo 6.5 que sólo las facturas emitidas con un sistema que remita los registros a la Agencia Tributaria deben incluir un código QR y la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «Verifactu».

El folleto informativo publicado por la Agencia Tributaria (AEAT) aclara además los plazos de adaptación: antes del 1 de enero de 2026 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, y antes del 1 de julio de 2026 para las demás empresas y autónomos que utilicen sistemas informáticos de facturación. Hay, por tanto, tiempo suficiente para prepararse, aunque conviene hacerlo con planificación y sin alarmismo.

Tras analizar la normativa, asistir a distintas jornadas técnicas y revisar las consultas publicadas por la propia AEAT, puede afirmarse con claridad que quienes están obligados a adaptar sus productos son los proveedores de software, no los usuarios finales. Sólo existirá obligación de cumplir los nuevos requisitos cuando se utilice un Sistema Informático de Facturación para generar registros y facturas. En consecuencia, las facturas confeccionadas manualmente, en papel, en Word o incluso en Excel, siempre que este programa no se considere un SIF, seguirán siendo válidas y no infringen la normativa vigente.

Aquellos que deseen adaptarse de manera anticipada pueden hacerlo de tres formas: adquiriendo un sistema informático homologado, utilizando el SIF gratuito que la Agencia Tributaria pondrá a disposición en su página web, accesible con certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve, o delegando la tarea en una gestoría administrativa que disponga de un sistema habilitado y remita los registros por cuenta del cliente. Cada empresa deberá valorar qué opción se ajusta mejor a su estructura y a sus recursos.

El sistema Verifactu ofrece, a su vez, ventajas notables para quienes se adhieran voluntariamente. Las facturas estarán disponibles en tiempo real para la Agencia Tributaria, los clientes podrán comprobar su veracidad mediante un código QR y la propia Administración asumirá la conservación y verificación de las facturas. Esto permitirá al contribuyente descargar tanto las suyas como las de sus proveedores, reduciendo requerimientos e inspecciones y acelerando devoluciones. En definitiva, se avanza hacia un modelo más transparente y automatizado de gestión fiscal.

Naturalmente, esta transición digital puede implicar un coste adicional, derivado de la adaptación de equipos, la actualización de software o la formación del personal. Aunque parte de esos gastos podrían cubrirse a través del programa Kit Digital, la decisión de incorporarse a Verifactu debe evaluarse caso por caso, considerando tanto los beneficios de modernización como el impacto económico inmediato.

En este escenario, las gestorías administrativas desempeñan un papel clave. No sólo pueden confeccionar y remitir los registros de facturación por cuenta de sus clientes, sino que también actúan como guías en un proceso normativo en el que la información precisa y la anticipación son fundamentales. Su función no es generar costes, sino ofrecer seguridad jurídica y acompañamiento a quienes deben cumplir con la nueva normativa sin perder eficiencia ni competitividad.

Para quienes prefieran no acogerse al nuevo sistema, existe otra alternativa: el Sistema de Información Inmediata (SII). Las empresas que se den de alta en este mecanismo deberán remitir a la AEAT las facturas emitidas y recibidas en un plazo máximo de cuatro días hábiles y presentar el modelo 303 mensualmente. A cambio, quedan exentas de presentar los modelos 347 y 390, y sus facturas no necesitan incluir código QR. Es un sistema más exigente en términos de gestión, pero puede resultar ventajoso para compañías con procesos contables ya digitalizados.

En definitiva, y siempre que la adaptación no implique un coste operativo excesivo, la incorporación progresiva a Verifactu es aconsejable. Al igual que ocurrió en 2017 con la implantación del SII, esta nueva fase representa un paso más hacia la modernización administrativa y la transparencia fiscal. La clave está en afrontarla con conocimiento y planificación, evitando alarmas innecesarias y confiando en el asesoramiento profesional. La digitalización, bien entendida, no debe verse como una carga, sino como una oportunidad para construir una relación más eficiente y equilibrada entre la empresa y la Administración.