Cómo organizar un traslado de oficina

Cambiar de oficina suponer hacer la mudanza de todo el equipo y utensilios que se emplean a diario, además de organizar a los trabajadores. Veamos a continuación, una guía de pasos en la que os explicamos cómo organizar un traslado de oficina.

Hacer un cambio o mudanza de oficina es algo sencillo, siempre y cuando el traslado esté organizado con tiempo. Puede que tengas una oficina con varias personas a tu cargo, y que hayas decidido mudarte a una más grande o mejor ubicada. Debes comunicar a todos tu decisión, pero además seguir estos pasos de modo que el traslado sea una tarea que no impida poder seguir trabajando.

Pasos para organizar el traslado de una oficina

Tener en cuenta el tiempo es la clave para organizar el traslado de una oficina y que la mudanza sea un éxito. Para ello considera hacer esto:

Unos meses antes

1. Planifica el mejor momento: Si, por desgracia, recibiste una orden de desalojo, no tiene muchas opciones, pero en todos los demás casos, el cambio de una oficina puede planificarse con mucho cuidado, especialmente en lo que respecta al calendario laboral. Para evitar problemas y errores con el curso normal de las actividades, sería ideal mudarse durante un fin de semana o un período de vacaciones. De esta manera, puedes continuar trabajando hasta el final y reanudar las actividades inmediatamente después, como si nada hubiera pasado.
2. Completa los trámites burocráticos: Al mudarte, existen procedimientos burocráticos que deben llevarse a cabo estrictamente de acuerdo con la ley, especialmente para evitar la aplicación de sanciones costosas. Un ejemplo de esto es la cancelación del contrato de alquiler, que debe presentarse mediante carta certificada con acuse de recibo al menos 12 meses antes de la fecha límite o 6 meses en caso de razones serias. Al mismo tiempo, es importante verificar las formalidades burocráticas de la nueva oficina y, si es necesario, proceder a cambiar lo que no está estipulado en el nuevo contrato con los procedimientos necesarios. También es necesario verificar que las nuevas instalaciones cumplan con todos los requisitos necesarios para poder realizar el trabajo, como la ausencia de barreras arquitectónicas, instalaciones sanitarias, etc. Si es necesario, tendrás que programar cualquier trabajo de adaptación que se llevará a cabo antes de la transferencia real.
3. Ponte  en contacto con una empresa de mudanzas: En el caso de una oficina grande con muchos muebles, será necesario contratar los servicios de una empresa de mudanza. Será bueno que consultes varios presupuestos.

Cuatro semanas antes de la mudanza

1. Haz una reunión de personal: Es importante que todo el mundo sepa que se va a producir una mudanza. De este modo tendrán tiempo de formar parte del cambio, ayudar y tener listo el trabajo para el momento en que tengáis que mudaros.
2. Comunica la mudanza a clientes y proveedores: Alertar a los clientes y proveedores a tiempo es un paso muy importante y evitará muchos problemas. de modo que te aconsejamos hacer una lista de todas las personas o empresas a las que debe notificar el cambio y siempre comunícate por e-mail o correo ordinario para que haya constancia de que has comunicado que la oficina se muda.
3. Prepara las utilidades de las nuevas instalaciones (no olvides la parte tecnológica): Asegúrate de haber dado de alta los servicios públicos de agua, electricidad y gas, compruebe Internet y, si no fuera suficiente para tu necesidades comerciales, adopta nuevos sistemas para implementarlo. La mudanza podría ser un buen momento para reemplazar los sistemas tecnológicos obsoletos por otros que sean nuevos, y de este modo lograr que la nueva oficina esté a máximo rendimiento al día siguiente de acabar la mudanza.
4. Iniciar el descarte de material: En estos días, puedes comenzar a hacer una selección y separar lo que te vas a llevar a la nueva oficina de lo que ya no necesitas. Además, elimina documentos antiguos que ya no necesita o digitalízalos, desecha máquinas o artículos rotos o inútiles, vende o entrega a una organización benéfica los muebles viejos que aún están en buenas condiciones y serán reemplazados por los nuevos, etc…

Dos semanas antes de la mudanza

1. Prepara el material de embalaje: Procura hacerte con cartones, cintas adhesivas, tijeras, etiquetas y rotuladores para embalar y marcar todo correctamente.
2. Embala todo: A la hora de empacar, puedes encargar a cada empleado que se encargue de embalar todo el material que tenga que ver con su propio trabajo.
3. Etiqueta cada caja: Por otro lado, debes hacer etiquetas genéricas y las pegas en distintas cajas. Cada empleado podrá ir organizando sus documentos, papeles y material en estas cajas. Será bueno además hacer una lista de todo lo que contiene cada caja. De cada lista haz dos copias: una para ti y otra que irá dentro de la caja.
4. Verifica el horario de la mudanza: Haz una segunda reunión con todo el mundo , esta vez más rápida, para asegurarte de que todo salga según lo programado y, si es necesario, reprogramado.

La semana de mudanza

1. Verifica la mudanza: Incluso si el traslado de la oficina se confía a una empresa especializada, sigue siendo esencial que una persona de contacto de la empresa siga todas las operaciones e interactúe constantemente con los trabajadores del transporte. En esta fase, es bueno que esta función sea realizada por una sola persona para evitar el caos y los rebotes de responsabilidad si algo sale mal.
2. Organiza la nueva oficina: Una vez que se complete el transporte de máquinas y documentos, todo el equipo de la oficina puede reunirse y colaborar para organizar la nueva oficina. Todos se encargarán de desempacar las cajas de su competencia (es por eso que los nombres en las cajas son útiles), y entre todos se desempacarán los muebles y los documentos comunes. Una vez hayas acabado, todo el papel y cartón usado para la mudanza puede ser lanzado a un contenedor de reciclaje.