¿Cómo demostrar el cumplimiento del control horario ante una Inspección de Trabajo? El 65% no lo sabe

En pleno 2025 todavía hay quien piensa que se puede fichar en papel o con huella dactilar, o incluso que no es necesario hacerlo. No es de extrañar, pues, que haya estudios que apuntan a que dos tercios de las empresas no cuentan con un método adecuado y aceptado legalmente para el registro de la jornada laboral de sus empleados. Y esto se hace extensible para los autónomos con empleados a su cargo.

Y muchos seguirán creyendo eso de “no pasa nada”, “a mí nunca me han hecho una inspección” o “estas cosas solo les pasan a otros”, pero la realidad es que en el Ministerio de Trabajo tienen el control horario en el punto de mira. No en vano, es uno de los pilares sobre los que se asientan medidas “estrella” como la reducción de la jornada laboral y la defensa de la desconexión digital.

Y si a esto le sumamos que el Gobierno ha anunciado que va a otorgar becas cada año de 12.000 euros para 50 opositores a inspectores de trabajo, ya tenemos todo el puzle completo. 

Si te ha entrado un sofoco repentino ante la posible visita de Inspección de Trabajo porque, por el motivo que sea, crees que no cumples con las obligaciones del registro de jornada, aún estás a tiempo de remediarlo.

¿Qué debo hacer para demostrar que cumplo la ley de control horario ante Inspección de Trabajo?

Para demostrar a Inspección de Trabajo que se cumplen con todas las obligaciones de la normativa sobre control horario es necesario tener un sistema de fichaje adecuado y aprobado legalmente, que permita el registro de la entrada, salida y pausas de los empleados, garantice el mantenimiento de la información un mínimo de cuatro años y permita el acceso de los inspectores a los registros de manera inmediata.

App de control horario o sistema de fichaje legal

La Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo indica que el fichaje se debe hacer mediante sistemas electrónicos que permitan el acceso inmediato y telemático de los inspectores de trabajo. Entre los sistemas de control de acceso que cumplen estos requisitos están los terminales para tarjetas identificativas y, sobre todo, las apps para fichaje.

Existen apps de control horario como Kronjop, una de las apps de control horario de referencia para pymes y autónomos, valorada por su sencillez y coste ajustado. El mercado cuenta también con soluciones pensadas para grandes corporaciones y departamentos de RR. HH. complejos, como TramitApp o Sesame HR, orientadas a otro perfil de cliente.

Generalmente, se trata de soluciones muy útiles pero, cuidado, hay que asegurarse de que son eficaces y están adaptadas a la normativa española.

Registros diarios de la jornada de cada trabajador

El inspector pedirá ver los registros diarios de cada empleado, con hora exacta de entrada y salida, y, si corresponde, las pausas de descanso, permisos o vacaciones. No sirve un registro genérico ni estimado: deben reflejar la jornada real trabajada, día a día.

El objetivo es garantizar el cumplimiento de la jornada laboral de los trabajadores y el respeto a sus contratos y derechos laborales, con especial atención a la contabilización y remuneración de horas extra, y al derecho a la desconexión digital.

Conservación de los registros durante 4 años

La normativa obliga a conservar todos los registros de jornada durante cuatro años completos. Deben estar archivados y ser recuperables en el acto en soporte electrónico en caso de inspección. No basta con guardar un tiempo parcial ni con registros incompletos y solo se podrán eliminar si así se exige por imperativo legal.

Disponibilidad inmediata para entregar a la Inspección, incluso de forma remota

Si llega una Inspección de Trabajo, los registros deben poder entregarse en el mismo momento de la visita e incluso tienen que ser accesibles para los inspectores de forma remota.

No sirve alegar que los tiene la asesoría o que están en un servidor inaccesible; la empresa está obligada a mostrar la documentación en el mismo momento en que sea solicitada.

Coherencia con nóminas y convenios

El inspector no solo revisa que haya registros, sino que estos coincidan con la realidad laboral. Si aparecen horas extra en los partes, debe quedar constancia de que se han pagado en nómina o compensado con descansos según el convenio. De lo contrario, se interpreta como un incumplimiento.

Otras recomendaciones

Además de los mínimos obligatorios, conviene preparar evidencias adicionales que, aunque no siempre las piden, sirven de escudo en inspecciones más profundas o en caso de denuncias:

• Reportes firmados o con sello de integridad (PDF + CSV).
• Logs de cambios que registren quién corrigió un fichaje, cuándo y por qué.
• Políticas internas claras sobre cómo fichar y cómo se corrigen errores.
• Pruebas específicas para casos especiales: teletrabajo, turnos, trabajadores en varios centros, subcontratas.
• Informes mensuales de conciliación entre horas trabajadas y horas pagadas/compensadas.
• Alertas automáticas cuando un empleado acumula más horas (o menos) de las pactadas.

En resumen, ya sea a través del uso de apps de control horario o mediante cualquier otro sistema aprobado legalmente, lo importante es cumplir la normativa. Y antes de que sea demasiado tarde.