Cambio inminente que afecta a los autónomos: nada volverá a ser como antes y falta poco

La gestión fiscal de los autónomos en España está a punto de vivir un cambio crucial. En apenas días, o de hecho, antes de que acabe este mes, Hacienda podría dar luz verde a una orden ministerial que establecerá nuevas normas sobre los programas de facturación que deben emplear los autónomos y las pequeñas empresas. Estos cambios no sólo modernizarán el control fiscal, sino que también impondrán medidas para que todos los sistemas contables cumplan con estrictos requisitos. Los autónomos tendrán que actualizar o sustituir su software antes de finales de 2025 o principios de 2026, y con ello garantizar que cumplen con la Ley Antifraude.

Aproximadamente el 90% de los autónomos aún no se ajustan a estos nuevos requerimientos de factura electrónica, lo que implica que la mayoría deberá adaptarse pronto o correrán el riesgo de enfrentar sanciones. El próximo desarrollo normativo, que se publicaría en el Boletín Oficial del Estado (BOE), traerá consigo un plazo de adaptación para actualizar o cambiar los programas de facturación y garantizar que estos cumplan con las nuevas certificaciones exigidas por la Agencia Tributaria. Este paso forma parte de un esfuerzo por combatir el fraude y mejorar la transparencia en los registros contables de los negocios, por lo que es importante saber bien a qué autónomos va a afectar claramente y cómo es el proceso de adaptación o cómo va a cambiar el modo en el que se emiten las facturas y el fin que ha propiciado dicho cambio que parece que se va a anunciar de forma inminente.

Cambio inminente que afecta a los autónomos

Una vez entre en vigor la normativa sobre la facturación electrónica, todos los autónomos y empresas que deseen mantenerse dentro del marco legal deberán cumplir con estos nuevos estándares. Para muchos, esta transición implicará una inversión tanto de tiempo como de recursos, aunque representa también una oportunidad para mejorar su control financiero y facilitar la comunicación con Hacienda.

Desde diciembre del año pasado, cuando el Gobierno aprobó el Reglamento en Consejo de Ministros, ya se establecieron las bases para que los programas de facturación cumplan con condiciones que eliminen cualquier posibilidad de doble contabilidad. Esto se traduce en la prohibición de usar programas que puedan ocultar información de Hacienda, evitando así la creación de registros contables paralelos. No obstante, el reglamento en cuestión aún está pendiente de una orden ministerial que defina cómo deben ser los certificados de legalidad de los programas, y se espera que este proceso se concrete antes de fin de mes.

Con la normativa en marcha, la Inspección de Hacienda supervisará que todos los programas cumplan con los nuevos requisitos. Aquellos autónomos que no actualicen sus programas de facturación podrán ser sancionados con multas que oscilan entre los 50.000 euros para los usuarios y cantidades mayores para los desarrolladores o distribuidores de software que no cumplan con la certificación requerida. Esta nueva regulación afectará a todos los contribuyentes específicos que usen programas de facturación en sus negocios, tales como:

• Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades,
• Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que desarrollen actividades económicas,
• Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente,
• Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

Un periodo de transición hasta el cumplimiento total

Para facilitar la transición hacia el cumplimiento de la Ley Antifraude, se han planteado dos plazos de adaptación. El primero, dirigido a los desarrolladores y fabricantes, otorgó un periodo inicial de nueve meses desde el final de 2023 para que ajusten sus programas a los nuevos requisitos. La segunda fecha, en julio de 2025, marcaba el fin del plazo para que todos los autónomos y empresas actualizaran sus programas de facturación. Sin embargo, el retraso en la aprobación de la orden ministerial podría modificar estas fechas, aunque la Agencia Tributaria insiste en que los autónomos deberán tener los programas actualizados para finales de 2025.

Los nuevos sistemas de facturación no sólo permitirán que los autónomos emitan sus facturas electrónicamente, sino que también garantizarán que los registros no puedan ser alterados. Entre los requisitos que deberán cumplir estos programas está el «hash» encadenado, que genera una huella digital única para cada factura y asegura que cualquier cambio se refleje en los registros. Además, se implementará la firma electrónica en los registros para una mayor transparencia y seguridad.

Requisitos específicos de los nuevos programas de facturación

Para los desarrolladores, será imprescindible que el software incluya características como la integridad y trazabilidad de los registros. De esta manera, cada autónomo contará con un sistema fiable que almacene y conserve los datos de manera segura, asegurando su inalterabilidad.

En el caso de los autónomos, se les exigirá que los programas registren detalles específicos, tales como el número de identificación fiscal, la fecha de emisión de la factura, el tipo de operaciones y el régimen fiscal aplicable. Estos elementos, que estarán sujetos a la verificación de la Agencia Tributaria, pretenden cerrar cualquier posible brecha que permita omitir ingresos en la contabilidad.

Consecuencias de la falta de adaptación a la nueva normativa

El incumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley Antifraude trae consigo consecuencias significativas. Las sanciones, que pueden alcanzar los 50.000 euros por año de infracción, tienen el objetivo de disuadir el uso de programas que puedan contribuir a la evasión de impuestos. Sin embargo, estos cambios también suponen una mejora en la trazabilidad de los datos financieros, ofreciendo una mayor seguridad tanto para los autónomos como para Hacienda.

Con el nuevo sistema en vigor, los autónomos contarán con la posibilidad de transmitir sus facturas de forma directa y segura a Hacienda. De este modo, la transparencia en las transacciones será mayor y el riesgo de cometer errores o irregularidades en la contabilidad disminuirá. Aunque el proceso de adaptación puede parecer complejo, la inversión en estos sistemas contribuirá a mejorar la gestión fiscal y a evitar multas.

En resumen, la implementación de la Ley Antifraude y sus requisitos para la facturación digital representan un cambio trascendental en la operativa de los autónomos en España. Con estos nuevos sistemas, Hacienda busca una mayor transparencia y la eliminación de las dobles contabilidades. Aunque el proceso de adaptación puede suponer un esfuerzo considerable, se trata de una medida que moderniza la gestión fiscal y proporciona a los autónomos herramientas para cumplir con sus obligaciones tributarias de forma más sencilla y segura.