WhatsApp en el trabajo: cuándo pueden escribirte profesionales como tu dentista o tu fontanero (y cuándo no)

WhatsApp se ha convertido en la herramienta preferida para todo tipo de comunicaciones laborales y comerciales. Da igual si se trata de una clínica dental, una peluquería o un taller mecánico, hoy casi todos los profesionales la utilizan para contactar con sus clientes. Pero detrás de esa comodidad se esconden importantes cuestiones legales que conviene conocer, especialmente cuando se manejan datos sensibles o personales.

Qué dice la ley sobre el uso profesional de WhatsApp

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI) regulan cómo deben tratarse los datos personales en el entorno digital. En la práctica, esto significa que un profesional no puede usar tu número de teléfono en WhatsApp libremente si no ha obtenido tu consentimiento previo y específico. Al escribirte por este medio, está procesando información que identifica a una persona, lo que implica una responsabilidad legal.

En los casos más delicados, como los relacionados con la salud, el riesgo se multiplica. Por eso, el uso de WhatsApp en el trabajo debe hacerse siempre bajo unas normas claras y con el consentimiento informado del usuario.

¿Puede mi dentista escribirme por WhatsApp sin firmar nada?

En absoluto. Si se trata de un profesional sanitario, como un dentista, fisioterapeuta o médico estético, debe contar con tu autorización expresa para comunicarse por WhatsApp. Esto se debe a que los datos médicos son considerados sensibles y están especialmente protegidos por la ley.

Por ejemplo, si tu dentista te envía recordatorios de citas, resultados o información de tratamientos por WhatsApp sin que hayas firmado ningún consentimiento, está incumpliendo la normativa de protección de datos. Solo sería legal si tú has dado permiso previo por escrito, ya sea en el formulario de la clínica o mediante una casilla de aceptación digital.

Y si me escribe un fontanero, ¿también necesita permiso?

Aquí la situación cambia. En profesiones como la fontanería, la carpintería o la reparación de electrodomésticos, el intercambio de mensajes por WhatsApp puede considerarse de interés legítimo. Es decir, si tú has contactado con el profesional para pedir presupuesto o concertar una cita, puede responderte por ese canal sin necesidad de firmar nada.

Lo que no puede hacer, en ningún caso, es utilizar tu número para fines publicitarios sin tu autorización. Si empieza a enviarte promociones o añadirse a listas de difusión, estaría vulnerando la LSSI y podría ser sancionado por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Cuándo el WhatsApp profesional cruza la línea legal

Los ejemplos son más comunes de lo que parece. Una clínica estética que te manda ofertas sin consentimiento, un gimnasio que te mete en un grupo para recordarte horarios, o una empresa que usa WhatsApp para vigilar la actividad laboral de sus empleados. En todos esos casos, se estarían violando derechos de privacidad y tratamiento de datos.

Además, WhatsApp no garantiza la confidencialidad en entornos corporativos si no se emplean sus versiones adaptadas, como WhatsApp Business, que permite mostrar políticas de privacidad y establecer mensajes automatizados con fines legítimos.

Cómo deben actuar los profesionales y los usuarios

Los expertos en derecho digital recomiendan que cualquier empresa o autónomo solicite siempre el consentimiento del cliente antes de usar WhatsApp. Puede hacerse mediante un simple formulario o una cláusula informativa al inicio del servicio.

Por su parte, el usuario tiene derecho a retirar ese permiso cuando lo desee y a exigir que su número sea eliminado de cualquier base de datos. También puede denunciar ante la AEPD si considera que su información se ha usado indebidamente.

Un equilibrio entre comodidad y legalidad

WhatsApp ha cambiado la manera en la que nos comunicamos, también en el trabajo. Su rapidez y cercanía lo hacen irresistible, pero no exime de responsabilidad legal. En España, tanto el profesional sanitario que escribe a un paciente como el fontanero que coordina un servicio deben respetar el marco del RGPD.

El problema no es la herramienta, sino el uso que se hace de ella. Mientras haya consentimiento y respeto por los datos personales, WhatsApp puede ser un canal laboral seguro y eficaz. Pero cuando se ignoran las normas, la comodidad puede salir muy cara.