Actualizaciones sobre la digitalización de archivos históricos en España

A lo largo de la historia, la documentación escrita ha sido el medio más extendido para la conservación y divulgación del conocimiento y la información. Una enorme cantidad de acontecimientos históricos han quedado registrados en manuscritos, pergaminos y archivos antiguos que datan de décadas y varios siglos atrás.

Para garantizar la preservación de dichos documentos para su posterior consulta, estudio e investigación surgió la digitalización de documentos históricos. España fue el primer país en preservar sus archivos históricos a través de la digitalización de documentos antiguos.

Esta práctica, que nació a la par de las nuevas tecnologías, fue puesta en marcha con la firma de un convenio entre varias instituciones públicas y privadas que preveía la digitalización del Archivo de Indias en 1986.

Importancia de digitalizar los archivos históricos

La digitalización de archivos o documentos históricos se ha convertido en la manera más eficaz de preservar y difundir la historia. El objetivo principal de este proceso es disminuir el deterioro y desgate que pueden sufrir los documentos antiguos, mejorar su conservación y fomentar su difusión, facilitando su acceso a través de la tecnología.

La digitalización permite convertir cualquier texto de gran relevancia en una versión digital accesible perdurable en el tiempo. Además, ofrece la posibilidad de hacer copias de seguridad de estos valiosos documentos que son insustituibles, lo que garantiza su supervivencia en caso de incendios o desastres naturales.

¿Cómo se define a los archivos históricos?

Los archivos históricos, aquellos documentos con un valor informativo, conservan la documentación histórica y promueven la constante difusión del patrimonio. Según el artículo 12 del Real Decreto 1708/2011, a través del cual se regula el Sistema Español de Archivos y el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, define a los archivos históricos como:

“Las instituciones responsables de la custodia, la conservación y el tratamiento de los fondos que le pertenecen al patrimonio histórico documental español que sean reflejo del recorrido de la administración estatal durante la historia o que resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional. Son archivos históricos los de titularidad y gestión estatal adscritos al Ministerio de Cultura”.

Entre los archivos históricos que se almacenan en bibliotecas, museos, centros educativos y organismos de la Administración Pública, se pueden digitalizar los siguientes:

• Documentos de registros antiguos en archivos del Estado, como las actas de nacimiento, actas de matrimonio y otros registros legales.
• Manuscritos, actas, mapas, gráficos, ilustraciones, planos antiguos, imágenes y fotografías.
• Colecciones de libros históricos
• Periódicos impresos y revistas
• Microfilms con informaciones histórica y valiosa
• Documento con más de una década de antigüedad

La digitalización de los archivos históricos en España

España es un país pionero en la digitalización de archivos históricos. Muchas de nuestras instituciones albergan una gran cantidad de documentos de valor histórico e informativo, bien sea de libros o papeles antiguos, incluyendo aquellos cuyo estado es bastante frágil.

La historia española y la trayectoria de la Administración General del Estados a lo largo de los años, permanece archivada en el Archivo Histórico Nacional. Esta institución está inmersa en la digitalización de sus fondos, la cual tiene dos objetivos: conservar el patrimonio documental y facilitar su acceso al público. Tanto el Archivo Histórico Nacional como el Portal de Archivos Españoles (PARES) deben hacer frente al reto de la era digital.

Partiendo de las funciones propias de cada archivo es necesario crear recursos digitales adecuados con una normativa establecida (estructuras de metadatos, el protocolo OAI-PMH, web semántica…), de esta manera es posible incrementar la capacidad de recuperación de la información y su visibilidad.

A través de la digitalización es posible ofrecer al público aquello que define a un documento de archivo, es decir, la información del contexto para garantizar la autenticidad, la utilidad y la fiabilidad de la información disponible. Así tanto investigadores e historiadores como personas en general pueden obtener datos de calidad.

Acceso Abierto y Plataformas en Línea

Con la digitalización, se han desarrollado plataformas en línea donde los usuarios pueden acceder a documentos históricos desde cualquier lugar. El Portal de Archivos Españoles (PARES) es un ejemplo destacado, que permite consultar una gran variedad de fondos documentales de manera gratuita.

Impacto de la Pandemia

La pandemia de COVID-19 aceleró la digitalización de archivos, ya que muchas instituciones se vieron obligadas a cerrar sus puertas. Esto fomentó la creación de servicios en línea y el acceso remoto a documentos, lo que ha cambiado la forma en que los investigadores y el público interactúan con los archivos.

Retos y Desafíos

A pesar de los avances, la digitalización de archivos históricos enfrenta retos significativos, como la falta de financiación, la necesidad de formación especializada en tecnologías digitales y la preservación a largo plazo de los formatos digitales.

Futuro de la Digitalización

El futuro de la digitalización en España parece prometedor, con una creciente inversión en tecnologías emergentes como la inteligencia artificial y el big data, que pueden mejorar la organización y accesibilidad de los archivos.

Lecturas recomendadas

Digitalización y archivos

Digitalización en la Biblioteca Nacional de España