«Existen muchas organizaciones que no están sacándole el máximo provecho a las ventajas de la digitalización»

Un informe del Banco de España, la inflación alcanzará este año el 4,9%. Si bien esta cifra es de las más bajas de la Eurozona y también menor a la esperada, la economía todavía no se recupera de un 2022 marcado por una subida de precios histórica. Esta situación hace que las organizaciones se enfrenten hoy a retos complejos en términos de control de costes y presupuestos. De hecho, de acuerdo con un estudio de Expensya, un 65% de las compañías continúan gestionando los desembolsos de sus equipos con hojas de Excel. Hemos hablado  con Karim Jouini, CEO de Expensya, para conocer más sobre cómo la digitalización está ayudando a las empresas a no perder porcentajes significativos de ingresos anuales por los gastos corporativos.

La digitalización es un hecho, y las empresas no son ajenas a él. ¿Hay buen ritmo de digitalización en el ámbito corporativo?

Todo es una cuestión de perspectiva. Es cierto que las empresas, a nivel internacional, son cada vez más conscientes de la importancia de seguir invirtiendo para impulsar su transformación digital. España no es la excepción, y diferentes estudios confirman esta tendencia. Por ejemplo, un informe de la consultora IDC prevé que sólo a nivel local las empresas gastarán 53 billones en soluciones IT en 2023, lo que representa un aumento del 3% en comparación con el año pasado.

Aún y así, todavía existen muchas organizaciones que no están sacándole el máximo provecho a las ventajas de la digitalización. Podemos constatar que aquellas que sí lo hacen, implementando herramientas de diferentes tipos para automatizar y optimizar sus procesos, logran tener una ventaja competitiva significativa sobre su competencia.

Los retos económicos son más que evidentes por la alta inflación. ¿Es este el principal caballo de batalla dentro del sector empresarial?

Absolutamente. No hay dudas de que tras el COVID-19, y en un contexto de todavía mucha incertidumbre, vigilar las cuentas empresariales se ha vuelto más importante que nunca. Los costes de producción aumentan y las organizaciones son conscientes del impacto en sus negocios a raíz de esta subida precios. Por ello, no sorprende que los CFOs (Chief Financial Officer) estén saliendo a buscar nuevas estrategias para lograr un control más efectivo de sus presupuestos. Si hablamos específicamente de la gestión de gastos, comprobamos que las empresas buscan optimizar este proceso para evitar fugas de dinero. Y lograr este objetivo no es posible sin la incorporación de nuevas tecnologías.

 ¿Qué puede aportar Expensya al control de gastos de una empresa? ¿Es una solución pensada para pequeñas y grandes empresas?

Expensya es una solución destinada a empresas de todos los tamaños y sectores. Nuestros clientes tienen, normalmente, entre 100 y 10.000 empleados, aunque cada vez tenemos clientes de mayor envergadura. Cuando empezamos con nuestro negocio en 2014, buscábamos automatizar una de las tareas más tediosas en el mundo de la empresa: completar notas de gastos. Desde aquel entonces hasta hoy, hemos avanzado para abarcar la totalidad de este proceso. Expensya permite a los departamentos financieros tener una visión de 360° (y en tiempo real) de todos los desembolsos realizados por los equipos, aplicando y haciendo respetar la política de gastos de la empresa. Tras realizar una compra, los empleados solo deben hacer una foto de su tique o factura desde la app, o subir el PDF de estos desde la herramienta, para así enviar directamente sus justificantes al departamento contable. Además, como Expensya cuenta con la Homologación de la Agencia Tributaria, los tiques y facturas en versión digital cuentan con el mismo valor legal que la versión en papel, que puede tirarse. Tras la implantación de la solución, observamos que nuestros clientes gastan hasta un 7% menos. Además, gracias a nuestra red de socios, nuestra herramienta también recupera el IVA de manera más eficiente para optimizar costes, pero sin tener que recortar gastos.

 En un contexto en el que ha surgido el fenómeno ChatGPT, ¿de qué manera se le saca provecho en Expensya y con qué finalidad?

Desde los comienzos, Expensya incluyó funcionalidades basadas en la Inteligencia Artificial. Desde nuestros inicios, nos hemos diferenciado por nuestra capacidad de innovar y, como no, seguimos muy de cerca lo que sucedió con OpenAI. Queríamos ser los primeros en probar las oportunidades que puede ofrecernos. Hoy en día, la estamos utilizando para optimizar los procesos de diferentes departamentos y también en nuestro producto.

 En el departamento de marketing, gracias a ChatGPT redactamos primeras versiones de artículos de blog y textos de diferentes tipos. La intervención humana sigue siendo necesaria, pero los resultados de este modelo de aprendizaje son sorprendentes. En relación con la integración de OpenAI en nuestro producto, muy pronto anunciaremos dos nuevos lanzamientos. El primero es un chatbot que hemos llamado «Compañero de viaje». Como su nombre indica, se convierte en el aliado perfecto de quienes se desplazan por negocios, resolviendo en pocos segundos, consultas respecto a la política de viajes y gastos de la empresa. El chatbot puede responder a una serie de preguntas, desde el presupuesto máximo para un viaje de negocios a Nueva York hasta la posibilidad de reembolso sobre de gastos específicos, agilizando así el proceso de notificación de gastos y mejorando el cumplimiento de las reglas estipuladas por la organización.

 Gracias a OpenAI, también hemos logrado mejorar de manera significativa nuestro OCR+ (proceso de reconocimiento óptico de caracteres) para volverlo aún más eficaz a la hora de recopilar los datos que contiene la imagen de una factura o tique (como el importe, el tipo de IVA, el nombre del comercio, etc). Actualmente, nuestra tecnología cuenta con una tasa de precisión de más del 99%, y es compatible con los 95 idiomas admitidos por ChatGPT (incluidos el japonés, el chino, el árabe y el turco). Estas mejoras, sin lugar a duda, harán que los departamentos financieros y empleados ganen más tiempo cuando se trata de gestionar los gastos profesionales.