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¿Qué tener en cuenta a la hora de aprovisionarse?

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(Foto: Getty/iStock)
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La tarea de aprovisionamiento es una de las más importantes de la empresa. Implica uno de los costes más importantes a soportar y, además, define los niveles de calidad que la compañía ofrecerá a sus clientes. Por lo tanto, la elección de un proveedor u otro es una de las tareas en las cuales es necesario invertir más tiempo y ser certeros.

Algunos de los aspectos a considerar a la hora de esta elección los exponemos a continuación:

  • Calidad y precio de cada proveedor: cada empresa se dirige a un público específico. Hay quien prefiere diferenciarse por la calidad que ofrecen, otros, por el precio. A partir de estas consideraciones, se elige aquel proveedor que mejor case con el margen que espera obtener la empresa. En general, la mayoría buscan la mejor relación calidad-precio posible. En algunos segmentos, como por ejemplo los que buscan diferenciarse claramente por el precio o, por el contrario, por el lujo, la consideración será distinta. En el primer caso, obviamente, se primará soportar el menor coste, mientras que, en el otro, la principal preocupación será obtener la calidad más alta posible.
  • Plazo de pago: las empresas buscan que su periodo de cobro sea inferior al de pago. De esta forma, pueden hacer frente a los gastos corrientes y no precisan de un instrumento de financiación a corto plazo (como la línea de crédito) para funcionar. Así, ahorran en costes financieros y mantienen margen. Por lo tanto, se primará a los proveedores que permitan realizar el pago a un plazo superior.
  • Confiabilidad de la empresa: la empresa espera mantener en el largo plazo la relación con el proveedor. Es la forma de asegura que al cliente se le ofrece un producto con la calidad que reclama. Por lo tanto, antes de firmar ningún acuerdo, es recomendable mirar los estados financieros del proveedor para reafirmar que es una empresa solvente.
  • Transporte: es una de las fases más complejas del aprovisionamiento. Es necesario que se haga en el plazo estipulado y bajo unas condiciones de seguridad y conservación tales que aseguren las calidades de los materiales o productos.
  • Capacidad por hacer frente a imprevistos: en un determinado momento, la empresa puede sufrir una punta de demanda. Necesitará, por lo tanto, incrementar la cantidad aprovisionada. Hay que determinar si, ante estas situaciones puntuales, el proveedor puede reaccionar.
  • Imagen de la empresa en el sector: en general, las compañías que operan en un mismo sector se conocen. No es complicado, por lo tanto, conseguir referencias de los distintos proveedores para estudiar así su historial de aprovisionamiento.
  • Posibilidad de importar de otros países: puede que un material o producto tenga que importarse de fuera o que, en otros países, se fabrique a un precio más reducido. En este caso, además del coste propio del material, hay que sumar otros gastos asociados a la importación como el transporte, los seguros o los instrumentos financieros necesarios (como el crédito documentario) para completar la operación.

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