El Grupo Eulen consolida su sistema de gestión de ofertas PMO

El Grupo EULEN, líder en nuestro país en la prestación de servicios a empresas, desde la  incorporación a su organigrama de una Dirección Técnica de Ofertas, ha ido implantando de manera pionera en el sector el concepto de Oficina de Proyectos como ingeniería garante de una serie de procesos y value maker, con dos objetivos claros: generación de valor, tanto tangible como intangible y eficiencia en los procesos comerciales de desarrollo de proyectos en servicios.

Los recursos limitados en los Departamentos Técnicos, frente a la capacidad ilimitada del mercado a acometer, acaba provocando tensiones excesivas en la Gestión de la Demanda comercial interna, con una doble ineficiencia: interna, trasladándose cierta improvisación a la hora de seleccionar las mejores oportunidades comerciales, y externa, con una menor calidad en el Proyecto final presentado, que suele manifestarse en un “gap” excesivo entre la propuesta trasladada en la oferta inicial y el servicio finalmente ejecutado.

Novedades y Big Data

El nuevo sistema de Gestión de ofertas de la compañía forma parte del proceso, iniciado hace 2 años, de transformación de la Oficina Técnica de Facility Services en Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).

Para ello, se ha creado una Clasificación de Proyectos y un algoritmo propio, insertado en su sistema CRM comercial, que clasifica y segmenta los Proyectos de la demanda comercial. A partir de dicha segmentación, entra en juego el Big Data de más de 60.000 ofertas públicas y privadas que figuran en su histórico para seleccionar aquellos con mayor probabilidad de éxito.

Sustituir una Oficina Técnica -o de ofertas-, por una Oficina de Gestión de Proyectos, permite sopesar, medir y tener información sobre las cargas de esfuerzo necesarias para acometer cada tipo de Proyecto calificado por el algoritmo, es decir, dimensionar con mayor amplitud temporal tanto los planes comerciales, como el potencial mercado.

Resultados muy positivos

Desde la Implantación de PMO y su sistema de Gestión de Proyectos, los indicadores que miden la eficiencia del proceso han mejorado de manera absoluta durante dos ejercicios consecutivos (2018 y 2019), con incrementos acumulados frente a Demanda Respondida del 24,5 % en Proyectos Adjudicados, del 27 % en el Neto total Adjudicado y del 6,7 % en Índice de Conversión de Demanda en Negocio.

En palabras de Eduardo Fernández Oliva, Director Oficina Técnica de Proyectos, «aunque la incorporación al organigrama de un Departamento Técnico de Ofertas es relativamente reciente, solo hemos tardado un lustro en alcanzar su disrupción, implantando por primera vez en el sector el concepto de Oficina de Gestión de Proyectos como ingeniería garante de una serie de procesos, los cuales aportan eficiencia y valor al negocio».