El método 1-3-5 para organizar tu tiempo que te ayudará a vivir mejor

¿Sientes que no te queda ni un minuto del día libre? Éste es un problema que afecta a cada vez más españoles. Pero no te preocupes, hay un método para organizar tu tiempo que inmediatamente te permitirá atender todas tus obligaciones sin que ello signifique que debas abandonar tus otras actividades. El método del 1-3-5.

Como otras metodologías que han sido desarrolladas con este objetivo, todo lo que hace falta es que la adaptes a tu rutina. ¡Es sencillo!

¿Qué es y cómo aplicar el método 1-3-5?

Si no conoces qué es este truco, lo primero que debes saber es que fue creado para reducir el estrés y las elevadas posibilidades de experimentar trastornos como la ansiedad o la frustración. Su propósito es crear hábitos y entornos controlados, favoreciendo la autodisciplina y el respeto, logrando que quede tiempo para disfrutar de familia, amigos, etc.

Este método, que se hizo famoso cuando se supo que lo había adoptado el propio Bill Gates -fundador de Microsoft-, te permite organizar tus días en base a la importancia de los compromisos asumidos. La popular fórmula 1-3-5 refiere a la realización de una tarea importante, tres tareas medianas y cinco tareas pequeñas. Al jerarquizarlas, es más sencillo darles su importancia y prioridad.

Para que el método funcione bien tienes que aprender cuáles son las tareas importantes, cuáles las medianas y cuáles las pequeñas. Antes que nada deberías hacer una lista de todos los pendientes, asignándoles a cada una de esas labores una de las jerarquías.

Recuerda que hay tareas que podrían estar relacionadas entre ellas o, aunque no estén asociadas, deberían abordarse juntas.

Tanto para el trabajo como para la vida diaria

Te establecemos algunos ejemplos para que puedas distinguir entre prioridades. Si tienes un familiar en el hospital y debes ir a visitarlo, por ejemplo, esa sería una obligación de jerarquía 1 o jerarquía 2. Dependerá de cuál sea su problema de salud, en qué estado se halle, etc. Puedes aprovechar el cumplir con este compromiso para abordar otros.

Supongamos que tienes que averiguar algo en un establecimiento cercano al hospital. No es urgente, pero ya que te encuentras cerca deberías ir a la salida del hospital. Así, asocias una tarea de jerarquía 1 o 2 con una de jerarquía 3.

Lo más interesante es que al saber cuál es la urgencia de cada una de tus obligaciones, podrías ir deshaciéndote de ellas conforme se vuelvan importantes. Te será más simple organizar las horas productivas del día para poder relajarte entonces por la noche.

¿Cuál es el secreto de esta técnica?

La clave del éxito está en que hagamos lo posible por quitarnos de encima la actividad importante para luego dedicarnos a las otras. ¿Qué tiene esto de novedoso? Poco, en realidad. Pero los seres humanos, o al menos muchos de nosotros, tenemos tendencia a procrastinar y retrasar los compromisos. Al iniciar el día con la actividad más importante, no hay espacio para la procrastinación.

Por supuesto, hay casos en los que estamos limitados. Si la actividad más importante del día es visitar a ese familiar en el hospital pero el horario de visita es restringido, sólo por la tarde, tendrás que encargarte previamente de algunas tareas de jerarquía 2 o 3 por la mañana.

Pero más allá de esta excepción, la regla es utilizar las horas más productivas del día para las labores más pesadas o complicadas. Habiendo resuelto las tareas de mayor dificultad en las primeras horas de la jornada, el resto del día se encara con más optimismo. Puedes dedicar la tarde y la noche a actividades lúdicas, a las reuniones familiares, o a practicar el deporte que tanto bien te hace.

El 1-3-5 no es el único método de este tipo

La técnica 3-3-3 es una técnica para maximizar la productividad al priorizar y organizar nuestras tareas según qué su importancia y nivel concentración. Oliver Burkeman, autor de Four Thousand Weeks: Time Management for Mortals, desarrolló esta metodología con la idea de «alejar los pájaros de nuestra cabeza» y asegurar un rendimiento acorde a cada actividad.

Este método consiste en dedicar tres horas al trabajo profundo en proyectos importantes, luego tres tareas urgentes pero no tan demandantes a nivel concentración y, finalmente, tres horas de tareas «de mantenimiento» como responder correos, etc.

En cierta forma, ambos métodos pueden combinarse para que consigas organizar tu tiempo y entrar al fin de semana de una manera más «liberada». Como habrás notado, se parecen en que recomiendan iniciar el día con las labores que menos nos gustan o acaban siendo más pesadas.

Al empezar la jornada de tal modo, las horas más productivas las pones al servicio de los compromisos urgentes e importantes. Cumplirás más rápido y mejor, y no te estarán persiguiendo las obligaciones pospuestas hasta que por fin te las quites de encima.