¿Cómo realizar una videoconferencia comercial?

La eliminación de barreras en el comercio internacional ha permitido a muchas empresas salir fuera y encontrar nuevos mercados. En un contexto en el cual el consumo interno tuvo grandes dificultades consecuencia de las dificultades por las que muchas familias pasaron (y aún pasan), exportar fue la salvación de muchas empresas.

Ahora bien, no basta solamente con entrar en un mercado. Una vez allí, hay que proseguir con la actividad y realizar un seguimiento del negocio, así como detectar posibles cambios de preferencias de los clientes. Para ello, es preciso mantener un contacto continuo y estrecho con la delegación o comerciales del país. Dado que no es posible viajar cada dos por tres, una herramienta que ayuda a facilitar la comunicación es la videoconferencia. Del mismo modo, también puede servir para acabar de acotar acuerdos comerciales.

¿Cómo desarrollar una videoconferencia efectiva?

En el contexto de una videoconferencia, hay que considerar los siguientes aspectos:

• Programa a utilizar: existen una gran cantidad de programas que permiten realizar videoconferencias de calidad. El más conocido es, probablemente, Skype, pero podemos encontrar muchos otros que son tan o más útiles que éste, como Tango, Hangouts, Face Time o TooMeeting, especializado en videoconferencias para empresas.

• Fondo a ver por la pantalla: aquello que percibirá el interlocutor es clave para ofrecer una determinada imagen de la empresa. Normalmente, se aconseja evitar colores estridentes y apostar por fondos suaves porque transmiten una sensación de tranquilidad y confort. A poder ser, en esta pared debe aparecer también el logo de la empresa, para reforzar la imagen de marca.

• Presentación: hay que llevar preparado un primer discurso introductorio sobre los rasgos principales de la empresa y aquellos atributos que dotan al producto o servicio de una diferenciación respecto la competencia.

• Número de personas presentes: hay quien cree que es preferible que aparezcan muchas personas en una reunión para transmitir una imagen de grupo fuerte y que la compañía está volcada con el cliente. Ahora bien, un exceso exterioriza lo contrario: una necesidad imperiosa de gustar o que la compañía está sobredimensionada.

• Preparar posibles contraofertas: en toda negociación existe un momento en el cual las dos partes empiezan a proponer y contraproponer una serie de ofertas sobre la mesa. En ese sentido, hay que tener muy claro hasta qué punto no se está dispuesto a ceder.

• Acordar entre los presentes un discurso único y coherente: lo peor que se puede hacer en una videoconferencia es entrar en contradicciones y que los componentes del equipo transmitan opiniones distintas sobre el mismo aspecto. Se pierde credibilidad y poder negociador que son prácticamente imposibles de recuperar después.

• Evitar gestos exagerados: las formas son importantes. Por lo tanto, hay que evitar expresiones o movimientos bruscos que den a entender una excesiva satisfacción o contrariedad sobre lo que se exponga.