Gestión empresarial: claves para diseñar reuniones de trabajo útiles y provechosas

De forma más o menos periódica, es habitual que en las empresas se anuncien reuniones para hablar sobre el funcionamiento general de la compañía o para tratar un tema que se considere de especial interés. Estos encuentros se realizan en horas de trabajo, por lo que restan tiempo para proseguir con la actividad. Por lo tanto, es imprescindible que sean lo más productivas y útiles posibles. Ahora bien, muchas personas se quejan que, demasiado veces, son largas, pesadas y, encima, tampoco aportan ningún valor. Como consecuencia, se genera lo siguiente:

• Enfado por la pérdida de tiempo: si el tiempo que se ha estado en la reunión excede del esperado, los participantes marcharán insatisfechos y no realizarán con la misma motivación su trabajo.
• Desorientación e inseguridad: si se han tratado temas de forma muy inconexa o no se han respondido las dudas expresadas por los participantes, uno puede salir con más dudas de las que había entrado.
• Sensación de no formar parte de la empresa: una reunión debe de ser multidireccional, no puede ser un monólogo de una sola parte y que los otros resten pasivos escuchando. Si es así, se pierden puntos de vista y no se maximiza el capital humano disponible.

¿Cómo diseñar y llevar una reunión de trabajo provechosa?

Los puntos a seguir para llevar a cabo una reunión de trabajo productiva son los siguientes:

• Avisar con suficiente antelación: es conveniente anunciar el día y hora de la reunión con un margen suficiente para que todos los participantes puedan organizar sus tareas de acuerdo al momento establecido.
• Desgranar de forma detallada los puntos que se van a tratar: los participantes deben de conocer sobre qué temáticas versará la reunión para poder preparárselos con calma y realizar las aportaciones convenientes, si lo estiman oportuno.
• Establecer un tiempo para cada punto: para evitar que la reunión se alargue más allá de lo deseado, se fijará un tiempo máximo para afrontar cada uno de los aspectos a tratar. De esta forma, se tiene una idea de cuándo finalizará y se evitan reuniones demasiado largas.
• Establecer los objetivos de la reunión: debe de haber alguna finalidad, un motivo de peso que lleve a los trabajadores a dejar de lado su trabajo y centrarse durante el tiempo establecido en los contenidos de la reunión.
• Moderar con respeto para todos: la persona encargada de llevar la reunión debe de impedir que se cree una sensación de injustica en términos que se ha dado más peso a unos que a otros. Toda opinión expresada correctamente hay que valorarla y tolerarla.
• Saber cortar los momentos en que se entra en círculo: al tratar según qué temas en los cuales las opiniones son más dispares, pueden originarse situaciones en que se repite una y otra vez lo mismo. Entonces, primero, hay que intentar reenfocar el debate para llegar a una solución intermedia. En caso que el acuerdo se vea muy lejano, frenar el debate y tratar la cuestión con los afectados en otro momento.
• Dejar constancia escrita del contenido y acuerdos establecidos en la reunión: para que no haya dudas sobre los resultados de lo comentado, es importante escribir un acta de la reunión con el resumen de las opiniones y conclusiones a las que se han llegado.