Aparisi, CEO de Docuindexa: «Digitalizamos en 7 minutos los mismos documentos que una persona en 5 horas»

Datos de la Cámara de Comercio de España afirman que el 50% de las empresas españolas considera que su nivel de digitalización ha mejorado en los últimos cinco años. De hecho, el 85% señala que dispone de un nivel de digitalización medio-alto, aunque el 42% reconoce también que las actividades de digitalización de la empresa quitan mucho tiempo.

Tras la lectura de estos datos, llegamos a varias conclusiones. Una de ellas es que todavía hay un porcentaje del tejido empresarial de nuestro país que tiene pendiente elevar su nivel de digitalización de sus materiales, así como de sus procesos; a lo que debemos unir una falta de tiempo para poder hacerlo. Lo que no todas las empresas conocen, sobre todo en el caso de las pymes, que suponen más del 90% de nuestro tejido económico, es que hay actores especializados en impulsar su digitalización, tanto de documentación como de procesos, ahorrándoles tiempo, dinero y dolores de cabeza.

Llegados a este punto, en este contexto destacamos a Docuindexa, una compañía líder –y pionera– en digitalización a medida que ofrece a sus clientes una propuesta única con múltiples beneficios y ventajas. Carlos Aparisi, CEO de Docuindexa, lleva al frente de la compañía alrededor de 25 años digitalizando documentos y procesos, unas décadas que, reconoce, han sido un aprendizaje permanente que le han permitido evolucionar como profesional y ser pionero en un sector del que ahora se habla mucho, algo que no ocurría a finales de los años 90 o principio de los 2000.

Docuindexa lleva en el mercado 25 años. Más de dos décadas trabajando en esa digitalización de la que no para de hablarse, ¿cómo han sido estos años? 

Ahora vivimos en plena revolución digital; pero nosotros llevamos más de 25 años digitalizando documentos y procesos, mucho antes de que la transformación digital estuviera en boca de todos. Estas décadas han sido un viaje de evolución constante, con la introducción de tecnologías como la Inteligencia Artificial y los reconocimientos ópticos de caracteres, hemos podido aprender y enseñar a los algoritmos antes que nadie lo estuviera haciendo, así como innovando y anticipándonos a las necesidades reales del mercado. Hoy en día somos líderes gracias a la mentalidad de mejora continua y cercanía con el cliente.

«Tendremos asistentes virtuales sin necesidad de ocupar cargos directivos»

Sus herramientas se aplican en diferentes sectores, entre ellos en ámbitos clave de nuestro país como la restauración y los hoteles, aunque no son los únicos: ¿quiénes son los clientes que buscan sus servicios y qué es lo que más valoran de lo que ofrecen?

Valoran especialmente la precisión de nuestro OCR propio, la automatización real sin utilizar plantillas en documentos, la lectura de líneas de producto en los albaranes y facturas, el ahorro de tiempo y la reducción de errores manuales, entre otros. Recientemente, el Grupo Museo del Jamón ha contratado nuestro software reduciendo el 90% del tiempo que invertían en el proceso de picado de albaranes y sus productos.

Efectivamente, como dice, estamos muy especializados en restaurantes y hoteles, ya que al deber de tener un control muy exhaustivo de su stock, nuestro software les viene de maravilla. También destacan nuestra atención personalizada, integración con sistemas de gestión y la capacidad de adaptarnos a sus procesos sin elevados costes de desarrollo. Además, otras muchas empresas de otros sectores que requieren de la digitalización masiva o escaneado todos los papeles del archivo de contabilidad o de recursos humanos también utilizan nuestro servicio de outsourcing documental.

¿Qué impacto positivo tienen sus servicios en las pymes españolas? Un colectivo muy importante para nuestro PIB.

Nuestros servicios permiten a las empresas reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas en más de un 80%, eliminar el papel, centralizar la documentación y tener un control más eficiente de sus procesos internos, entre otros aspectos. Además, facilitamos la vida de los empleados de las empresas al ayudar a disminuir los trabajos más repetitivos y que nuestro software le haga la parte aburrida.

Nos gusta también diferenciar entre una foto de un documento o escaneado a una digitalización. La foto o escaneado no aporta valor, ya que no reconoce nada de su contenido. Sin embargo, cuando realizamos digitalización, introducimos en valor diferencial altísimo que es la capacidad de entender un documento gracias a nuestra tecnología OCR, para así poder ejecutar órdenes y automatizar procesos administrativos.

«Permitimos a las empresas reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas un 80%»

¿Se pueden digitalizar todos los documentos de una empresa? ¿Sin excepción?

Sí, todo documento físico o digital puede ser digitalizado. Desde facturas con la correspondiente homologación para la AEAT hasta albaranes y contratos, expedientes de recursos humanos, planos de proyectos o historiales clínicos. Nuestra tecnología es capaz de leer e interpretar textos en múltiples formatos, incluso con documentos manuscritos, que hayan sufrido daños o no estén en las mejores condiciones De hecho, en este sentido, Docuindexa es líder en tratamiento de cualquier categoría documental. Y no sólo eso, también disponemos de software homologado por el Ministerio de Hacienda para poder destruir todas las facturas en papel.

¿Qué les diferencia de otros softwares del mercado y de la competencia?

Lo que nos diferencia, sin duda, es que no sólo somos una empresa de software con OCR potenciado con Inteligencia Artificial (IA), sino que también prestamos un servicio integral de automatización documental y realizamos outsourcing documental completo.

Hacemos la recogida de los documentos de las empresas, preparamos y quitamos de grapas, llevamos a cabo el escaneado, así como la asignación de metadatos e indexación y conversión en formatos PDF o imagen con OCR. Utilizamos también un motor OCR propio optimizado con IA, sin depender de terceros, lo que nos permite una mayor precisión, velocidad de adaptación y reducción de costes.

Además, nos podemos integrar con los principales ERP o sistemas de gestión gracias a nuestra API, también otros programas con nosotros y acompañamos al cliente desde el primer día. Nuestra experiencia en digitalización masiva también nos da una ventaja única a la hora de trabajar con grandes volúmenes. También proporcionamos software de gestión documental para búsqueda rápida de documentos.

«Digitalizar su empresa es una necesidad para estar a flote»

¿Qué diría a una pyme que está pensando si digitalizar o no su empresa? Quizá piensa que no lo necesita y cree que puede servirle, de momento, el sistema tradicional.

Le diría que digitalizar su empresa ya no es una opción, es una necesidad imprescindible si quiere permanecer a flote en el mercado. Lo tradicional puede parecer cómodo y controlado; pero lo que nos impide cambiar y mejorar son los miedos internos a lo desconocido. Pero tenemos que ser conscientes que los métodos tradicionales son más propicios a generar errores, pérdida de tiempos y costes ocultos. Digitalizar no significa complicarse con programas informáticos, sino liberarse de trabajos repetitivos y mejorar nuestros procesos. En nuestro caso, acompañamos a la pyme paso a paso para que la transición sea sencilla, rápida y rentable.

Cuénteme una curiosidad de vuestra empresa y servicios, por favor. 

Una vez nos quisieron hacer un reto de rapidez y efectividad. Era un desafío de un trabajador con 30 años de experiencia frente a nuestro software de digitalización de albaranes para un restaurante. Nuestro software logró digitalizar en siete minutos lo que el humano tardó más de cinco horas. Desde entonces, dice que ha vuelto a tener vida social y también más tiempo para generar negocio.

¿Qué tarifas manejan en este momento?

Trabajamos con modelos de suscripción escalables según el volumen mensual de documentación. Realizamos un análisis del negocio y ofrecemos condiciones económicas muy competitivas. Desde los 65 euros al mes ya puedes disponer de nuestras soluciones.

¿Cómo ve el futuro? ¿Qué retos tienen en su hoja de ruta?

El futuro de la gestión documental pasa porque los sistemas OCR y la Inteligencia artificial sean cada vez más autónomos, inteligentes y se adapten mejor al entorno de cada empresa. Ya no se trata sólo escanear y digitalizar documentos: el OCR evoluciona hacia entender el contexto, sugerir acciones y conectar directamente con sistemas de gestión (ERP, contabilidad, stocks…) sin intervención humana.

Sabemos lo importante que fue la revolución industrial, ¿verdad? Pues recuerda que dentro de unos años denominarán esta época, la revolución digital. No lo dude.

¿Y los retos?

Automatización proactiva: la gestión documental será predictiva. En lugar de buscar un archivo, la plataforma te avisará de lo que necesitas antes de que lo pidas. Como un asistente documental con inteligencia real. Digamos que tendremos asistentes virtuales sin necesidad de ocupar cargos directivos, ya que las utilidades estarán al alcance de cualquier trabajador. Integración total con sistemas diferentes a través de API. El objetivo no es solo extraer datos de documentos, sino conectarlos con lo que ya usan los negocios. Que el OCR sea una capa que alimenta otros sistemas de control de forma automatizada.