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¿Cómo reaccionar a una falta de arpovisionamiento?

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El proceso de aprovisionamiento puede que no se realice de la forma pactada con el proveedor. Existen distintas causas que pueden provocar que la cantidad pedida no llegue a la empresa en el tiempo o forma esperada:

 

  • Problemas en el transporte del producto: el transporte es uno de los momentos más complejos de todo proceso. Es imprescindible guardar y conservar el producto en las condiciones adecuadas para que no sufra ningún daño ni pierda alguna propiedad. Aun así, puede ocurrir algún accidente que evite la llegada de toda la mercancía en condiciones.
  • Fallo en el sistema productivo del proveedor: puede que el proveedor sufra algún imprevisto durante el proceso de producción. En este caso, si no se consigue solventar la incidencia, existe el riesgo de no poder proveer en el plazo deseado.
  • Llegada de productos con menos calidad de la esperada: el proveedor debe de asegurar unos sistemas de control de calidad que eviten la salida de productos en mal estado o de menor calidad de la pactada con su cliente. Ahora bien, puede producirse alguna relajación en este aspecto.
  • No renovación de la relación contractual: a la hora de renegociar los términos del acuerdo, puede que no se llegue a un acuerdo. En este caso, la empresa debe de buscar a un proveedor enseguida para poder seguir abasteciéndose.
  • Impago por parte de la empresa: si el proveedor no cobra por su actividad, lógicamente, tampoco realizará el aprovisionamiento.

¿Cómo solucionar un aprovisionamiento inferior al esperado?

Las acciones que deberá emprender la empresa en el momento que el aprovisionamiento no sea el pactado son las siguientes:

  • Utilizar el stock de seguridad: toda empresa calcula una cantidad de existencias que permite afrontar fallos en el aprovisionamiento. Es importante que se establezca una cantidad que no suponga un gran coste de mantenimiento pero que, a la vez, permita tener cierto margen ante retrasos del proveedor.
  • Exigir un nuevo y rápido aprovisionamiento al proveedor: si el producto no ha llegado tal y como se ha pactado, hay que exigir al proveedor otro aprovisionamiento. En caso de que no se produzca, lo habitual es cambiar de proveedor.
  • Exigir algún tipo de compensación al proveedor: la empresa, si no puede ofrecer el producto a sus clientes tal y como se acordó, sufre una pérdida de reputación y una posible fuga de clientes que impactan sobre la imagen y resultados. Para compensarlo y asegurarse que en un futuro no se repita, hay que negociar con el proveedor alguna compensación para paliar la pérdida.
  • Realizar el pago del pedido en efectivo: si la empresa no ha pagado al proveedor, es vital fijar un calendario de devolución y realizar el pago de los pedidos posteriores en efectivo, si ello es posible.

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