Cómo gestionar el trabajo: ¿Falta de tiempo o mala organización?

Se considera que se ha conseguido optimizar al máximo el tiempo de trabajo cuando alguien puede completar en su horario laboral las tareas encomendadas. Si no ha sido así, es porque la persona no se ha sabido organizar bien o porque se le ha encomendado más carga de trabajo de la que era posible realizar en el plazo de tiempo marcado.

Entonces, la clave se encuentra en diseñar una organización de forma que cada uno pueda completar lo estipulado dentro del tiempo dedicado al trabajo al ritmo considerado correcto. Para delimitar este aspecto, hay que considerar los siguientes puntos:

La clave es diseñar una organización de forma que todos puedan completar lo estipulado dentro del tiempo dedicado al trabajo .

Las habilidades y aptitudes de cada trabajador. Cada puesto de trabajo debe ser ocupado por aquella persona que se ha considerado, después de un proceso de selección, más capacitada.

El tiempo estimado de finalización de tarea. De acuerdo con lo realizado por la competencia y por la misma empresa en épocas anteriores, marcar un plazo de ejecución por tarea.

El tipo de trabajo. No todos los trabajos precisan del mismo tipo de esfuerzo. No es lo mismo una tarea que precise de una mayor fuerza física que aquéllos que se dedican a pensar nuevas ideas, por ejemplo. En el primer caso, es más fácil marcar plazos más concretos, mientras que en el segundo lo preferible es marcar una data límite por proyecto, no tanto por proceso concreto.

La cooperación entre miembros del equipo. Es imprescindible que todos los miembros del grupo colaboren y aporten sus conocimientos.

Los recursos disponibles para cada tarea. Para conseguir la máxima productividad, la empresa debe disponer de las herramientas adecuadas para la realización de cada trabajo. En caso de no ser así, deberá entender que el plazo de realización o la calidad final no serán óptimos.

Las habilidades directivas: En todo grupo es importante un liderazgo que sea capaz de motivar, solucionar los problemas y afrontar las soluciones complicadas que puedan surgir.

La satisfacción en el trabajo. A más satisfecho un trabajador, mejor hará su trabajo y de forma más eficiente lo completará.

¿Cómo deben ser los objetivos?

Todo objetivo tiene que cumplir dos características: ser medible (para poder saber, una vez realizado, si se ha cumplido o no) y ser realista, ya que marcar objetivos demasiado altos desmotiva a los trabajadores, porque la organización entenderá que es imposible de conseguir. Del mismo modo, fines demasiado asequibles desmovilizan igual porque provocan relajación en el grupo.

¿En qué orden realizar las tareas?

Muchas son las tareas a realizar y la pregunta más común es: ¿cuáles priorizar? La respuesta la encontramos a partir del estudio de los distintos tipos de tareas:

• Críticas: son aquellas tareas urgentes e importantes a la vez. Por lo tanto, tienen máxima prioridad. Acostumbran a ser temas que en un principio eran importantes pero, al no resolverse, se han convertido en urgentes.

• Planificadas: son aquellas tareas importantes pero no urgentes. Así pues, merecen ser tratadas con tiempo suficiente y deben establecerse reservas de tiempo para su estudio y planificación.

• Delegables: por su contenido e importancia deben ser delegadas en los colaboradores. Si no es posible, deberá resolverlas uno mismo, pero sin asignar más tiempo del necesario.

• No tareas: son las minucias que sólo sirven para perder tiempo. Por ese motivo, no hay que dedicarles ni un solo segundo.