Así se organizan las videoconferencias

Muchas empresas, para poder competir y seguir con su negocio, han abierto nuevas vías al exterior. Gracias a la libertad de movimientos y mercancías, las compañías pueden hacer llegar sus productos a cualquier parte del mundo donde no existan restricciones al comercio.

En este caso, un determinado porcentaje de los clientes, colaboradores y hasta proveedores son extranjeros. Aun con la distancia, es imprescindible mantener un contacto con ellos para poder estudiar la evolución del negocio, qué estrategias desarrollar para el futuro o comentar aspectos específicos de la actividad.

Dado que encontrarse en un lugar implicaría un viaje, con la consiguiente pérdida de tiempo y dinero, son cada vez más frecuentas las videoconferencias. Permiten entablar una conversación de una forma parecida a la presencial y facilitan la comunicación entre personas, grupos o departamentos que se encuentran en lugares distintos.

¿Cómo desarrollar correctamente una videoconferencia?

Respecto a los encuentros presenciales, las videoconferencias incorporan una serie de especificidades a tener en cuenta. En general, los puntos a destacar son los siguientes:

• Comprobar que los equipos funcionan correctamente: es importante realizar las comprobaciones pertinentes para que no haya cortes ni imprevistos durante la videoconferencia que alarguen en exceso su duración. Además, en caso de aparecer algún problema, se transmite una imagen de poca profesionalidad.
• Encontrar un lugar con una acústica adecuada: espacios demasiado grandes o abiertos donde la voz retumba dificultan la comunicación. La videoconferencia debe de realizarse en un lugar recogido en el cual no pueda existir ninguna interferencia, como por ejemplo gritos o sonidos del exterior.
• Enviar previamente un escrito con los temas a tratar: en una videoconferencia es vital ir al grano y enfocar aquellos aspectos concretos que se quieren hablar. Para ello, es recomendable llevar escritos de forma ordenada los temas a hablar con una temporalización aproximada al lado.
• Puntualidad: no hay aspecto que genere más incomodidad que tener que esperarse antes de una reunión. Ser puntual es lo mínimo que el interlocutor, especialmente si es un cliente, espera de los representantes de la empresa.
• No recargar el espacio con demasiados elementos: hay empresas que, para impresionar a la otra parte, intentan colocar el máximo número de elementos en el lugar donde la cámara enfocará. Es un error, porque puede provocar una dispersión en el otro interlocutor y, en muchos casos, es fácil darse cuenta que ha sido hecho con la finalidad de mostrarse más allá de lo que se es realmente.
• Enfocar correctamente a los participantes: las personas deben de estar colocadas de tal manera que miren de forma directa a la cámara. La otra parte no debe de hacer ningún esfuerzo para saber qué miembro del equipo se está expresando.
• Facilitar un resumen con las medidas y conclusiones acordadas: como en toda reunión, la parte convocante debe de hacerse responsable de entregar, en el menor tiempo posible, un documento en el que se expongan los puntos de acuerdo a los que se ha llegado.