¿En qué consiste Trello?: la necesidad de coordinarse en equipos

Dentro de un mismo proyecto o grupo trabajan distintas personas que desempeñan tareas diferentes. Del mismo modo, estas tareas pueden estar interrelacionadas entre sí o es necesario que, para que empiece una, haya finalizado otra. En estos casos, resulta imprescindible una coordinación y cooperación entre los integrantes de los equipos para evitar pérdidas de tiempo, malentendidos y para controlar y determinar si se está siguiendo el plan previsto acordado.

Las personas que trabajan sobre un mismo producto, servicio o proyecto pueden encontrarse lejos físicamente. Necesitan, por lo tanto, de instrumentos que faciliten la comunicación mediante los cuales puedan informar sobre el desarrollo de su desempeño. Para facilitar estas interacciones, existe Trello.

¿Qué es Trello?

Trello es una aplicación que se utiliza para facilitar la gestión de proyectos. Su funcionamiento se basa en el Método Kanban: se divide cada tablero en tres columnas: tareas a realizar, acciones en proceso y tareas finalizadas.

En cada una de las columnas, los integrantes del tablero pueden ir actualizando el trabajo que van realizando, colocando las distintas actuaciones (separadas en un formato parecido a los de los post- it) en cada una de las columnas mencionadas.

¿Cómo funciona Trello?

Mediante Trello es posible crear lo que se llaman “Tableros”. Cada Tablero puede corresponder a un proyecto o proceso. La persona que lo abre puede invitar a las personas que considere conveniente (normalmente las que deben de desempeñar alguna función en el proyecto en sí).

Como se ha comentado en el punto anterior, se encuentran tres columnas. En un primer momento, se colocan las distintas fases del proceso en la primera (correspondiente a las acciones que se tienen que hacer). En cada uno de estos post-it, se pueden realizar comentarios (como, por ejemplo, a quién corresponde la responsabilidad de realizar la tarea, el plazo de entrega previsto, las condiciones y cualidades que se deben de cumplir…) A medida que cada uno de los integrantes avanza, puede cambiar estos post-it de lugar.

Cuando se empieza el trabajo, se avanza hacia la siguiente columna, donde constan los espacios que están en proceso. En todo momento, es posible añadir algún tipo de comentario: incidencias que han ocurrido, propuestas de mejora, imprevistos que se han tenido que mejorar, cómo se han desarrollado las comunicaciones, materiales que se han utilizado o faltan…

Finalmente, cuando se termina la tarea, se traspasa a la columna final donde constan todos los procedimientos completados. Es posible introducir información sobre el resultado final en relación con la calidad, el día y hora de finalización, a quién se ha entregado, notas de revisión final del responsable…