¿Qué es el aprovisionamiento de una empresa?

Una empresa tiene la obligación, para mantenerse en el mercado, de satisfacer a toda su demanda. Para que ello sea así, debe de conseguir que su producto llegue en el momento y las condiciones pactadas y exigidas por el cliente. En caso contrario, éste, decepcionado, cambiará su consumo a otra empresa de la competencia.

Para poder acabar el producto o completar el servicio, la empresa precisa de una serie de productos de otras compañías proveedoras. La cantidad y la calidad vendrán determinados por la exigencia de la demanda en cada momento. Quien se encarga de estas tareas son los responsables de aprovisionamiento.

¿Cuáles son las fases del aprovisionamiento?

Los puntos principales de todo proceso de aprovisionamiento son los siguientes:

• Detectar las necesidades de la empresa: hay que realizar un listado de todos los materiales que se precisan y definir la cantidad, la calidad y la fecha de recepción en la compañía.
• Escoger el proveedor más adecuado: en el sector puede haber distintas empresas que se encarguen de facilitar aquello que la compañía necesita. Es imprescindible, antes de tomar una decisión, haber recopilado las ofertas de cada una de ellas para, de esta forma, disponer de todos los datos posibles para elegir la mejor. En ese sentido, es importante tener en cuenta otros aspectos más allá del precio, como la calidad, la forma de pago, el servicio postventa o el plazo de entrega. Cuantos más proveedores haya, dado que existen más empresas entre las cuales elegir, mayor será el poder de decisión de la compañía.
• Gestionar la compra: en el momento que se elige a un proveedor y se llega a un acuerdo con él, hay que asegurarse que el acuerdo se cumple. Para ello, hay que realizar un seguimiento del pedido desde el momento que sale de la otra empresa. Del mismo modo, hay que comprobar que los elementos que llegan coinciden con los pactados en la factura y gestionar el pago.
• Gestionar el almacenaje: una vez los productos se encuentran en la empresa, pasa a ser su responsabilidad su mantenimiento. Algunos elementos pueden precisar algún tipo de almacenaje especial, como por ejemplo estar en espacios que no superen una determinada temperatura. Hay que vigilar, también, con el stock disponible para evitar posibles roturas o que, por el paso del tiempo, el material pierda cualidades y no pueda ser utilizado.
• Evaluar el departamento: hay que realizar un seguimiento de todas las fases del aprovisionamiento y valorar si, en algún punto, es posible incrementar la productividad.