Cómo elaborar un plan de organización

Una de las formas que tiene una empresa para ganar competitividad es analizando, de forma detallada, cuál es su estructura organizativa. Es decir, aquellos aspectos en relación a sus procesos, procedimientos internos o configuración del personal y de las responsabilidades y funciones que tiene cada uno de los miembros que conforman la organización.

Se trata de un análisis que no representa una gran inversión para la empresa pero que, en cambio, puede tener como consecuencia positiva unos importantes beneficios en términos de rentabilidad. Para elaborar este plan de organización, los aspectos que se deberán de tener en cuenta son los siguientes:

Actividades concretas que se realizan

Hay que desgranar todos los procesos que se realizan dentro de la empresa y analizarlos, uno por uno. A la vez, hay que saber quién se encarga de desempeñar cada uno de ellos. Cuando se tiene el correspondiente listado, hay que reunirse con ellos y escuchar si hay alguien que pueda aportar algún tipo de propuesta de mejora. Cada uno, dentro de su propio trabajo, sabrá mejor que los otros qué es lo que está haciendo y si hay margen de mejora en aquel proceso concreto.

Habilidades y capacidades de cada trabajador

Es una tarea que debe encomendarse al departamento de Recursos Humanos, que deben de trabajar conjuntamente con los responsables de cada área. Puede que haya personas en el equipo que tienen un potencial que se está desaprovechando o que, sencillamente, sean más hábiles para la realización de unas tareas distintas a las que están desempeñando.

Tareas que está asumiendo cada persona

Hay que contar cuáles son las tareas que está realizando cada miembro del equipo. Puede que haya quien esté asumiendo más tareas de las que puede y que, en cambio, otros puedan absorber parte de este trabajo. El objetivo es que cada miembro del equipo pueda realizar las tareas en el tiempo establecido de trabajo y de la forma más adecuada posible.

Responsabilidades que asume cada cargo

A veces, se dan situaciones en que una persona responsable asume un exceso de carga y decisiones a tomar. Ello es negativo, porque esta sobrecarga provoca que, consecuencia del exceso, se tomen decisiones erróneas. Entonces, hay que saber delegar y permitir que determinadas decisiones las tomen los directivos de rango intermedio.

Innovaciones del mercado

Hay que hacer una valoración de aquellos recursos que se disponen. De forma paralela, analizar el mercado y la competencia. Si se ve que la empresa está atrasada en algunos aspectos, la solución pasa para estudiar si se disponen de los recursos propios o capacidad de endeudamiento para afrontar la inversión necesaria.

Fluidez de la comunicación en la empresa

El conocimiento existente en la empresa debe fluir de una forma rápida y eficiente. Para ello, deben existir los canales para que ello suceda. En este aspecto, es muy conveniente utilizar las herramientas que las nuevas tecnologías ofrece.