Cómo preparar y desarrollar una reunión de trabajo

En general, la sensación que queda entre los asistentes después de una reunión es de pérdida de tiempo. En muchas ocasiones, o bien se ha pasado el tiempo establecido, se ha hablado de temas que no estaban previstos o, simplemente, muchas de las intervenciones sobraban. Por todo ello, en general, las reuniones tienen muy mala prensa. Ahora bien, si se organizan correctamente, son un instrumento muy válido para que cada persona aporte ideas y experiencias y sirven para resolver aquellos aspectos que no acaban de funcionar con la máxima eficiencia en la compañía. A continuación, explicaremos cómo hay que afrontar correctamente una reunión.

Enviar con antelación la convocatoria

Hay que avisar de la reunión con la antelación suficiente para que todas las personas que asistirán puedan organizarse su trabajo teniendo en cuenta que deberán asistir allí. También, puede servir como plazo máximo para terminar determinados trabajos que deberán tratarse allí.

Informar de los aspectos importantes a tratar

Para saber por dónde se desarrollará la reunión y cuánto durará aproximadamente, hay que pedir a los asistentes que envíen por e-mail aquellas aportaciones que tienen previsto hacer. Así, también, nos aseguramos que todo el mundo se la prepara y aporta conocimiento.

Marcar un tiempo máximo para tratar cada aspecto

A partir de la información recibida, se puede marcar un tiempo máximo para tratar cada tema a desarrollar.

No iniciarla cerca del fin de la jornada laboral

Puede generar mal ambiente porque se transmite la sensación que se ha hecho a propósito para estar más tiempo del que marca la jornada laboral en el trabajo. Entonces, se va con menos ganas y la actitud no es la misma.

Permitir las intervenciones de acuerdo con la agenda establecida

Cada persona podrá intervenir para aportar al grupo el desarrollo de los puntos que con anterioridad había enviado a la persona que organiza la reunión. De esa forma, ya se parte de unos puntos concretos que se pueden ir desarrollando con las aportaciones de los otros miembros del grupo.

Evitar que se debatan temas distintos

Es normal que, en una reunión, aparezcan personas que quieren tratar temas distintos de los marcados en la orden del día o que quieran “lucirse” con largas explicaciones retóricas que tampoco aportan nada especial. En ese caso, hay que cortarles enseguida y recordar que están allí para tratar unos asuntos concretos.

Recopilar y enviar las conclusiones más importantes

Para que todas las personas entiendan que la reunión ha sido útil y que se han tratado correctamente los temas especificados, enviar un mail en el cual se detallen las conclusiones y acciones a emprender para cada aspecto.