¿Cómo conseguir reuniones productivas?

Es habitual escuchar quejas sobre la improductividad de las reuniones. En general, se traslada la sensación de que, en relación con el trabajo que se ha realizado, se ha estado demasiado tiempo discutiendo.

Algunos de los puntos que generan más controversia son el hecho de haber dado más vueltas de las necesarias a aspectos secundarios, cierto descontrol en las intervenciones o haber tocado temas que no estaban previstos y se alejaban de la finalidad con la que se había convocado el encuentro.

¿Cómo conseguir unas reuniones productivas?

• Para que las reuniones se correspondan con las expectativas creadas, es imprescindible controlar los siguientes aspectos:
• Listar los temas a tratar con un tiempo máximo para cada uno: es la forma de evitar que se alargue demasiado alguna discusión. Si finalmente no es posible llegar a un acuerdo en el tiempo fijado, es preferible pasar de tema y dejarlo para el final.
• Elegir un representante para que introduzca cada tema: para evitar la concentración de las tareas en una sola persona y delegar responsabilidades, cada uno de los temas debe de ser presentado por el responsable o especialista al respecto.
• Encontrar un espacio tranquilo: hay que evitar posibles interrupciones que hagan perder el hilo de lo que se estaba hablando y que alarguen de forma innecesaria la reunión.
• Disponer mesas y sillas de tal manera que todo el mundo se pueda ver: en la comunicación, tan importante como el contenido del mensaje son los aspectos no verbales (gestualidad, proximidad con la persona con la que se está hablando…). Para ello, hay que facilitar que todos los participantes puedan verse.
• Fijar un moderador del encuentro: aunque cada tema es introducido por el correspondiente responsable, a nivel de la reunión es importante que exista un moderador que se encargue de otorgar los distintos turnos de palabra y de mediar ante posibles disputas que puedan ocurrir. El elegido debe de ser una persona tranquila, responsable, con dotes de empatía y respetada por todas las partes.
• Cortar posibles desviaciones respecto a los temas previstos: el moderador tiene la obligación de parar cualquier discusión o debate que no se ciña de forma específica a lo acordado. En caso de que ocurra, puede emplazar a las partes a encontrarse en otro momento para hablar sobre aquello que genera controversia.
• Entregar un resumen de las conclusiones: es la forma de asegurarse que las partes han comprendido y aceptan los acuerdos fijados en la reunión.
  Evitar horarios intempestivos: es preferible fijar las reuniones dentro del horario de trabajo y con la previsión de acabar dentro de él. En caso contrario, puede que algún tema no acabe de tratarse o se pase más por encima por las ganas de terminar.