Cuenta atrás para el registro horario digital en 2026: más obligaciones para las pymes

A partir de 2026, todas las empresas deberán implantar un sistema de registro horario digital. En este artículo explicamos cómo puede una pequeña empresa cumplir con la nueva normativa y qué opciones son más adecuadas según el tipo de negocio.

¿Cómo implantar el registro horario digital en pequeñas empresas? Con ejemplos concretos

La nueva Ley de control horario establece las mismas obligaciones para todas las empresas: implementar un sistema de fichaje digital, trazable, accesible de forma remota por parte de Inspección y que garantice la conservación de los datos durante 4 años. 

La elección de un sistema de control horario para pequeñas empresas depende de factores como su tamaño (no es lo mismo un negocio con 50 empleados que una pequeña tienda con dos empleadas), su sector de actividad o la modalidad de trabajo de sus empleados.

Comercios y pequeñas tiendas

Lo ideal es una app de fichaje sencilla, accesible desde móvil o tablet, que permita registrar entradas, salidas y descansos sin necesidad de hardware adicional. 

Si el local tiene más de 10 o 15 empleados también puede decantarse por un sistema por código QR o enlace web visible en el punto de venta.

Hostelería

Necesitan registrar turnos variables, horas extra y cambios de personal. 

Lo más práctico es una app con fichaje digital y gestión de turnos, que permita al encargado validar fichajes y descargar informes listos para inspección.

Oficinas

Las empresas con personal de oficina pueden usar un software de fichaje desde el ordenador común para todos los empleados. 

En el caso de oficinas o despachos más grandes o con diferentes departamentos, también se puede implementar un sistema por QR en cada área.

En empresas con personal itinerante

Para empresas con personal que se desplace de manera habitual, lo recomendable es una aplicación de control horario con geolocalización para poder fichar desde cualquier lugar. 

Es una opción ideal para repartidores, comerciales, instaladores o personal de mantenimiento.

Con teletrabajo

Los negocios que tienen empleados en modalidad de teletrabajo deben proporcionarles un sistema digital para que puedan fichar desde su ordenador, ya sea a través de un software o en una intranet. 

Es muy recomendable que incluya validación de usuario e identificación de dirección IP.

En empresas con requisitos especiales de seguridad o higiene

Los laboratorios, empresas de limpieza industrial, talleres o los pequeños centros de fabricación o manufactura pueden necesitar sistemas adaptados a las particularidades de su negocio, por ejemplo que no interfieran en la operativa o con los EPIs. 

Lo más habitual es recurrir a terminales de fichaje con carcasa protectora.

Soluciones

Entre las preferidas por las pequeñas empresas que buscan simplemente cumplir la ley con una opción económica está Kronjop, con muy buenas opiniones destacando su facilidad de uso y la atención al cliente.

Las empresas de mayor tamaño que necesitan integración con software de nóminas suelen elegir opciones como Hubstaff, una solución robusta que dispone de dispone de diferentes módulos como gestión de proyectos o tickets.

Si quieres informarte mejor puedes consultar la ‘Guía sobre registro de jornada’ en el portal oficial del Ministerio de Trabajo y Economía Social.