Cómo se realiza un plan de operaciones

Un plan de operaciones detalla el proceso de producción necesario para llegar al producto final o cómo prestar un servicio. Sirve para tener claros los pasos a seguir y delimitar las tareas a realizar para, a la vez, colocar la persona más adecuada en cada puesto.

¿Qué aspectos se tienen en cuenta en un plan de operaciones?

En la confección del plan de operaciones hay que analizar lo siguiente:

• Organigrama: hay que delimitar las responsabilidades de cada puesto de trabajo y tener claro a quién hay que reportar los resultados en cada caso.

• Coordinación: en un proceso productivo, la interacción entre departamentos es habitual. Para que la información circule rápidamente, establecer los mecanismos necesarios para que ello ocurra.

• Aprovisionamiento: determinar con qué compañías se va a tener una relación al respecto. Para hacerlo, anteriormente, hay que fijar cuatro aspectos: El primero son los costes a soportar, como el presupuesto dedicado a la compra de primeras materias, materiales o servicios. En segundo lugar, la calidad exigida. Hay que establecer unos estándares de calidad que la compañía proveedora debe cumplir. Posteriormente, los plazos de entrega. Tener claro cada cuánto tiempo se realizan las entregas y cuánto tiempo pasa desde que se realiza el pedido hasta que llega el material es un punto clave para evitar roturas de stock y no dejar a los clientes sin abastecer. Y, en cuarto y último lugar, el volumen de pedido, que es la cantidad de material que se solicita en cada pedido.

• Almacenaje: el almacén tendrá un límite de capacidad. Es decir, más de una determinada cantidad no se podrá guardar. Además, es desaconsejable tener grandes cantidades guardadas, porque supone un alto coste para la compañía y, a la vez, en según qué productos, hay riesgo de empeoramiento de la calidad. Por lo tanto, hay que determinar la cantidad a partir de la cual se realiza el pedido y de qué cantidad será éste.

• Cómo valorar las existencias: en tanto que el almacenaje es un coste, hay que cuantificarlo. Para ello, encontramos principalmente dos métodos:
  • FIFO (First In, First Out): la existencia que sale de almacén se valora al coste de la más antigua.
  • PMP: se valora la existencia que sale según el coste medio de las existencias que hay en el almacén.

• Tecnología necesaria: qué innovaciones aparecen en el sector referente al producto o servicio del cual nos proveemos para no perder competitividad respecto la competencia.

• Personal necesario: cuántas personas y con qué habilidades se precisan para llevar el departamento de aprovisionamiento.

• Cumplimiento de requisitos legales: especialmente en determinados sectores, es imprescindible cumplir con una serie de medidas de tipo medioambiental que recoge la legislación. En caso de no seguirlas, se corre el riesgo de tener que asumir una importante sanción.

¿Y si se trata de un servicio?

En caso que la provisión sea de un servicio, hay que prestar atención a los siguientes puntos:

• Frecuencia de prestación del servicio

• Tiempo que dura la prestación de cada servicio

• Ubicación y lugar de prestación del servicio: hay que valorar aspectos como la proximidad de los clientes potenciales, la proximidad de los proveedores y mano de obra necesaria, las infraestructuras y comunicaciones del entorno y los aspectos legales y normativos en todo aquello que afecte a la producción, distribución y venta.