Las empresas españolas se resisten a registrar el horario de sus trabajadores

El 12 de mayo de 2019 entró en vigor en España la Ley de Registro Horario, mediante la cual todas las empresas, con independencia de su tamaño o sector, tienen la obligación de llevar un registro de la jornada de trabajo de sus trabajadores. En otras palabras, desde esa fecha los españoles tienen que ‘fichar’ para que quede constancia del tiempo que dedican a sus tareas profesionales cada día.

Si bien la ley establece con claridad la obligatoriedad de ese ‘fichaje’ tanto a la entrada como a la salida, deja libertad a las empresas para que adopten el sistema que mejor encaje con su filosofía, circunstancias o posibilidades, un abanico que abarca desde las soluciones más ‘caseras,’ como el clásico Excel, hasta las más tecnológicas y sofisticadas.

A pesar de estas facilidades y del tiempo transcurrido desde la publicación en el BOE de la nueva norma, muchas compañías siguen resistiéndose a someterse a ella. Según datos de la Radiografía de Registro Horario en España, elaborada por Kenjo, en agosto de 2022 tres de cada 10 compañías todavía no habían adoptado ningún sistema de registro horario. Falta de información, tiempo y recursos para hacerlo son las excusas más habituales para justificar este retraso.

“El registro horario sigue siendo un dolor de cabeza para muchas empresas. Algunas directamente no tienen ningún sistema, y en otras este se limita a un trozo de papel en el que al lado de la lista con los nombres de los trabajadores hay un espacio para que ellos pongan a mano las horas que han trabajado ese día”, dice Joan Pons, CEO de WorkMeter.

Los errores y olvidos a la hora de computar esas horas trabajadas son habituales con esos sistemas tan rudimentarios. Una de las principales lagunas que los expertos le encuentran al texto legal es que deja amplio margen a la interpretación. “Habla de consignar hora de inicio y de final de jornada, como se ha venido haciendo tradicionalmente, y de que ‘adicionalmente’ podrían registrarse las pausas.

Y es aquí donde comienzan los problemas, porque si las pausas no quedan también perfectamente registradas, al final en ese cómputo salen muchas más horas de las realmente trabajadas”, advierte el CEO de WorkMeter. Este especialista insiste en la necesidad de contratar un sistema de registro que sea capaz de medir también esos tiempos muertos, de manera que “si un trabajador olvida darle al botón cuando se va a comer el sistema sea capaz de consignarlo sin que haya intervención de la persona”.

El rechazo de los empleados, a quienes, en general, les incomoda sentirse “controlados” por su empresa, es otro de los motivos por los cuales el registro horario todavía no es una realidad plenamente operativa en nuestro país. Pons, sin embargo, recuerda que la Ley de Registro Horario surgió precisamente “para proteger a los trabajadores del exceso de horas extra y asegurarse que las que se hacen se pagan o se compensan”. En ese sentido, incluso hay aplicaciones que avisan al trabajador de que ha alcanzado el límite de sus horas diarias, para garantizar a así su derecho a la desconexión.

Llegan las multas

Aunque es el trabajador quien realiza la acción de fichar, la ley estipula que es la empresa la que está obligada a poner los medios necesarios para que ese fichaje sea posible. Tras las modificaciones introducidas por la Ley de Registro Horario, las empresas están obligadas a registrar el horario de inicio y fin de la jornada de cada empleado, incluyendo la de aquellos que viajen habitualmente o que trabajen en remoto. También deberán poner a disposición de los trabajadores ese registro, guardar esa información durante cuatro años e informar a los sindicatos de las horas extra realizadas en el último mes.

Tras un periodo de gracia bastante generoso por parte de los reguladores, las multas empiezan a cernirse sobre los infractores. Y si no, que lo pregunten a las big four y otras grandes empresas que han recibido recientemente las visitas por sorpresa de los Inspectores de Trabajo. Según la gravedad de las infracciones, éstas pueden ser de 60€ a 625€ en el caso de las leves (por ejemplo, por no informar de las condiciones laborales a los empleados o no poner a disposición de los mismos los registros); y desde 626€ a 6.250€ para las graves (errores en los registros, horas extras no computadas o no pagadas, etc.).

Tecnología al rescate

La llegada del teletrabajo ha introducido una nueva variable a la ya de por sí compleja ecuación del registro de jornada. Ramón Sánchez-Andrade, socio director de Brücke, pone en valor el papel que la tecnología, “gracias a la multitud de opciones que hay ahora mismo disponibles en el mercado”, juega en ese difícil maridaje entre trabajo remoto y control horario.

“Hace años era impensable que un trabajador pudiera fichar de manera fiable desde su domicilio. El fichaje se circunscribía al edifico físico de la empresa y poco más. Pero actualmente los diferentes mecanismos existentes, como el fichaje por web (con o sin control de filtrado de IP) desde dispositivos móviles como tabletas o teléfonos hacen totalmente compatible el fichaje con el trabajo flexible”, asegura.

De hecho, las plataformas digitales están teniendo una buena acogida entre los profesionales. Kenjo estima que un cuarto de los trabajadores ya completa su registro horario a través del teléfono móvil, ganando terreno al PC como vía principal para sus fichajes.

Las tecnologías exponenciales como la IA también están penetrando en este campo, con dispositivos que incluso aplican técnicas de reconocimiento facial. Una innovación que, argumenta Sánchez-Andrade, “elimina la posibilidad de errores o usos fraudulentos, además de aportar una gran agilidad al proceso de fichaje”. Algo que, continúa, “resulta muy conveniente en centros de trabajo en los que el inicio o fin de la jornada de trabajo supone una aglomeración en las zonas de entrada y salida, como en fábricas o centros de producción”.

Para este experto, el registro de jornada es un win-win que beneficia tanto a la empresa como al trabajador. “A la primera porque sabe en todo momento quien está trabajando y bajo qué horario. Al segundo, porque estos sistemas dejan constancia legal de las horas trabajadas a efectos de regular su jornada y evitar posibles abusos por parte del empresario”.

Por su parte, Joan Pons destaca que la base del éxito de un sistema de registro de jornada radica en la confianza mutua, y aboga por darle al empleado un rol más activo y protagonista. “Especialmente desde la llegada del teletrabajo, el registro horario requiere de soluciones diferentes, y no solo a nivel tecnológico, sino también conceptual. Hay que dejar de tratar a los empleados como a niños a los que hay que perseguir para que estudien o hagan los deberes. Ellos son quienes deben dar un paso al frente y tomar la responsabilidad de la gestión de su propio tiempo de trabajo.