Cuidado con este fallo en tu nómina: podría costarle a tu empresa hasta 7.500 euros

• Blanca Espada @blank7133
• Redactora de contenidos en OkDiario. Escribiendo para blogs y empresas de contenidos digitales desde 2007.
• • 10/01/2025 08:30
  • Actualizado: 10/01/2025 08:30

Todos, al estar dado de altas como trabajadores, recibimos a final de mes una nómina en la que se debe reflejar todos los conceptos relacionados con nuestro salario. Un documento que pocos españoles acaban de comprender a pesar de que en teoría debería ser fácil identificar por ejemplo lo que es sueldo neto o bruto, las cotizaciones, el pago de horas extra o si por ejemplo tenemos algún otro descuento por conceptos como estar afiliado al sindicato de la empresa. Sin embargo, las cifras son claras con un 80% de trabajadores que no entienden su nómina según un estudio de PayFit y YouGov. ¿Y si no entendemos la nómina cómo vamos a saber si la empresa comete algún fallo?.

Las empresas deben también estar al día de sus obligaciones legales y fiscales con respecto a la nómina de cada uno de sus trabajadores. De modo que al recibirla, el trabajador debe esforzarse por entenderla o preguntar todos aquellos conceptos que no acaba de entender, mientras que la empresa deberá cumplir con lo establecido por la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), en la que se regula la gravedad de infracciones que pueden llegar a producirse ante cualquier fallo con la nómina, o de hecho, cuando las empresas incurren en prácticas irregulares que las colocan en el foco de la Inspección de Trabajo. Y un fallo o error  recurrente es la diferencia entre lo pagado al empleado y lo registrado en la nómina. Por ejemplo, algunas empresas optan por pagar parte del salario en efectivo y otra parte mediante transferencia bancaria, pero no documentan estas operaciones correctamente. Este tipo de prácticas no sólo representa un incumplimiento administrativo, sino que también puede implicar evasión fiscal y perjudicar los derechos de los trabajadores.

En casos más graves, algunas empresas realizan pagos en dinero no declarado, una práctica conocida como pagar en negro o en pagar en B. Este tipo de fraude no solo infringe la mencionada LISOS, sino que también deja a los empleados desprotegidos frente a reclamaciones laborales o fiscales.

Las consecuencias legales y económicas de este fallo en la nómina

El artículo 7.3 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) establece que no consignar correctamente las cantidades abonadas al trabajador constituye una infracción grave. Las sanciones varían según la gravedad y el número de trabajadores afectados, y se dividen en tres grados:

• Grado mínimo: Multas de 751 a 1.500 euros.
• Grado medio: Multas de 1.501 a 3.750 euros.
• Grado máximo: Multas de 3.751 a 7.500 euros.

Cuando se detectan pagos en negro, las consecuencias pueden ser aún más severas. Además de las multas, la empresa estaría obligada a regularizar las cuotas adeudadas a la Seguridad Social, incluyendo recargos adicionales.

Estos errores no solo afectan a las empresas. Un trabajador que perciba parte de su salario en B puede verse perjudicado al calcular prestaciones como el desempleo o la jubilación. En estos casos, el empleado tiene derecho a reclamar una compensación por daños y perjuicios.

Cómo evitar las sanciones en las nóminas

La solución para evitar sanciones de hasta 7.500 euros pasa por una gestión transparente y rigurosa de las nóminas. Las empresas deben asegurarse de que:

• Todas las cantidades pagadas se reflejen en la nómina. No importa si el salario se abona en efectivo o por transferencia bancaria; todo debe quedar registrado de forma oficial.
• Se eviten los pagos en negro. Esta práctica no solo es ilegal, sino que también expone a la empresa a problemas fiscales y laborales.
• Se mantenga un registro claro de los pagos realizados. Un sistema de registro preciso y accesible facilita las inspecciones y asegura la tranquilidad tanto para empleadores como empleados.

Una correcta gestión de las nóminas no sólo protege a las empresas de sanciones económicas, sino que también fomenta un entorno laboral más seguro y confiable para todos los implicados.

El rol de la Inspección de Trabajo

El Ministerio de Trabajo, encabezado por Yolanda Díaz, tiene como misión garantizar que las empresas cumplan con las normativas laborales. Las inspecciones se centran en aspectos clave como el registro de horas trabajadas, las condiciones laborales y, por supuesto, la gestión de nóminas.

Cuando una inspección detecta irregularidades en las nóminas, el proceso incluye una revisión exhaustiva de los pagos realizados y las cantidades reflejadas. Si se confirma el incumplimiento, las empresas enfrentan no solo sanciones económicas, sino también daños reputacionales que pueden afectar su relación con clientes, empleados y socios comerciales.

En definitiva, no consignar correctamente los pagos en la nómina no es un fallo menor. Las multas, que pueden llegar hasta los 7.500 euros por trabajador, y las consecuencias legales asociadas son un recordatorio de la importancia de la transparencia en la gestión laboral.

Para las empresas, invertir en sistemas de registro fiables y formar al personal responsable de la elaboración de nóminas no sólo evita sanciones, sino que también refuerza su compromiso con la legalidad y el bienestar de sus empleados. En un entorno laboral donde cada detalle cuenta, actuar con transparencia es la mejor garantía de éxito a largo plazo.