Comunicado para los autónomos: se publica la orden que lo cambia todo en las facturas
El BOE ya señala el cambio para la facturación de los autónomos
Una cambio para adaptarse a la Ley Antifraude
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La reciente publicación en el Boletín Oficial del Estado (BOE) va a marcar un antes y un después el sistema de facturación de los autónomos en España. Con la nueva Orden Ministerial ya en vigor, los autónomos deberán revisar y actualizar sus programas de facturación para cumplir con las nuevas reglas que exige Hacienda y adaptarse a la Ley Antifraude. Este cambio, que se llevaba esperando desde hace más de tres años, impacta a todos los negocios, que ahora tendrán que asegurarse de que sus sistemas estén certificados y cumplan con los requisitos de seguridad, trazabilidad y autenticidad para evitar problemas en el futuro.
Para quienes aún utilizan programas de facturación tradicionales, la nueva normativa exige una actualización o sustitución por softwares que cumplan con las normativas publicadas. Las exigencias son amplias y claras: se busca garantizar que las facturas generadas en el sistema no puedan ser modificadas ni alteradas, cumpliendo así con estándares de inalterabilidad y conservación de registros. A la par, Hacienda está en proceso de desarrollar una plataforma gratuita de facturación que permitirá a autónomos y empresas gestionar sus facturas con todas las garantías legales necesarias. Sin embargo, los plazos de adaptación plantean un desafío adicional, ya que las empresas y autónomos deben cumplir con las nuevas reglas antes de mediados de 2025, aunque la Agencia Tributaria está valorando una posible extensión para facilitar la implementación. A continuación, revisamos en detalle las condiciones, responsabilidades y sanciones asociadas a esta nueva normativa para que los autónomos puedan adaptarse sin problemas.
Cambios en las facturas de los autónomos
La normativa que regula los programas de facturación de autónomos establece varios requisitos técnicos y de seguridad. Para ser considerados válidos, estos sistemas deben garantizar la inalterabilidad y trazabilidad de los registros de facturación. Esto significa que cada transacción debe estar protegida contra cualquier intento de modificación, tanto por parte del usuario como de elementos externos. La ley también exige que el programa conserve un registro de eventos que documente todas las interacciones realizadas en el sistema, desde el inicio hasta la finalización de cada operación.
Además, la orden detalla la necesidad de que los sistemas generen un registro de facturación inmediato con información detallada de cada operación. Esto incluye el Número de Identificación Fiscal (NIF) del emisor, la descripción general de la transacción y el tipo de factura emitida. Igualmente, los registros deben estar encadenados mediante una tecnología conocida como «hash», que crea una huella única para cada factura. Cualquier alteración en un documento previo alteraría las huellas de los registros posteriores, asegurando así la autenticidad del historial de facturación. Otro aspecto relevante es la firma electrónica que valida las transacciones, aunque esta no será obligatoria en los casos de envío voluntario de datos a la Agencia Tributaria.
El sistema Veri*factu y las opciones de envío a Hacienda
Uno de los elementos introducidos en la nueva normativa es el sistema conocido como Veri*factu. Este sistema permite a los autónomos y empresas enviar automáticamente sus facturas a Hacienda, un paso pensado para simplificar la transparencia fiscal y reducir el fraude. Aunque algunos programas de facturación permitirán habilitar o deshabilitar esta funcionalidad, los negocios tendrán la opción de elegir si desean enviar sus facturas a Hacienda o no. Aquellos que decidan hacerlo cumplirán con el sistema Verifactu, mientras que quienes opten por no enviar la información se considerarán **No Verifactu**.
Para los autónomos, esta flexibilidad puede ser un alivio, ya que les permite elegir entre mantener sus registros en privado o enviarlos de manera voluntaria a la Administración Tributaria. Sin embargo, es crucial recordar que, en ambos casos, el programa debe cumplir con las normativas establecidas y garantizar que todos los registros estén debidamente protegidos y certificados.
Plazos para la adaptación a la nueva normativa
Aunque inicialmente la Ley Antifraude estableció que todos los sistemas de facturación deberían cumplir con la normativa antes de julio de 2025, fuentes de la Agencia Tributaria han señalado que es probable una extensión del plazo. Esto permitiría a los desarrolladores de software adaptar sus productos a los nuevos requisitos y daría a los autónomos tiempo suficiente para realizar los cambios necesarios sin incurrir en sanciones.
Actualmente, los plazos oficiales son los siguientes:
- Los fabricantes de software tienen hasta julio de 2025 para certificar sus programas de facturación.
- A partir de esa fecha, los autónomos deben haber actualizado sus sistemas o contar con un software que cumpla con las especificaciones de la nueva orden ministerial.
Dado que el incumplimiento puede resultar en sanciones significativas, los autónomos deben estar atentos a cualquier cambio en los plazos, ya que Hacienda podría extender el periodo de adaptación hasta finales de 2025 o incluso principios de 2026, dependiendo del tiempo que tarden en implementar los cambios los desarrolladores de software y los usuarios.
Responsabilidades y sanciones para autónomos y desarrolladores
La responsabilidad de cumplir con esta normativa no recae únicamente en los autónomos. La ley estipula que tanto los desarrolladores como los comercializadores de software deben garantizar que sus productos cumplan con todos los requisitos impuestos. En el caso de los autónomos y sus facturas, la Ley General Tributaria indica que será una infracción utilizar programas de facturación que no estén debidamente certificados o que hayan sido alterados, y esto podría acarrear sanciones de hasta 50.000 euros.
Por su parte, los desarrolladores son los responsables de certificar y garantizar que sus sistemas cumplan con los requisitos de Hacienda. De esta forma, los autónomos sólo deberán asegurarse de que el software que adquieran esté debidamente certificado, evitando así cualquier posible penalización. Ante esta nueva realidad, resulta fundamental que cada autónomo se mantenga informado y consulte con el desarrollador del software sobre la certificación para asegurarse de que cumple con todas las normativas vigentes.
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