Cómo organizar archivos en tu ordenador

¿Has perdido el control de las carpetas y archivos guardados en tu ordenador? Si trabajas a diario con archivos y documentos en el ordenador, es posible que hayas acumulado muchos, de modo que para no perderlos y saber tenerlo todo ordenado, no te pierdas la guía de pasos a continuación en la que te explicamos, de manera fácil, cómo organizar archivos en tu ordenador.

Mantener, incluso virtualmente, un cierto orden ayuda a la productividad, ahorra tiempo y reduce el estrés, que puede llegar a ser importante si tienes el escritorio o las carpetas llenas de archivos de los que no recuerdas el origen, con nombres genéricos y que necesariamente debes abrir para reconocerlos, así que ha llegado la hora de reservar tiempo para la organización. La administración de tu ordenador juega un papel importante en tu productividad de modo que no lo dudes, y sigue estos pasos.

Pasos para organizar archivos en tu ordenador

1. Crea temporalmente una sola carpeta para recopilar todos los archivos que no tienen un hogar y se dejan en el escritorio, y luego continúa la creación de jerarquías de carpetas.
2. Esa primera carpeta podemos llamarla, «Archivos Desconocidos» y dentro de ella vas a meter cada documento y archivo que no tenga un nombre específico y no sepas a qué corresponde.
3. Una vez has creado esa primera carpeta, vamos con la «jerarquía de carpetas» que puedes establecer en el escritorio, aunque también puedes crearlas en el apartado «Documentos» de tu PC.
4. Debes dar nombres a tus carpetas que sean genéricos como «Fotos», «Facturas», «Informes», o «Proyectos» y dentro de cada una de ellas colocas los documentos que tengas por el ordenador de los que sepas cuál es su contenido.
5. Eso sí, no es aconsejable que crees demasiadas carpetas , especialmente para las principales. La mayoría de los archivos y documentos se pueden adaptar a alguna carpeta existente (esto es lo útil que es tiene una asignación inicial).
6. No insertes más de 5/6. También puede decidir mantener solo dos carpetas principales como «En proceso» o «Para archivar» y luego crear subcarpetas como «Negocio» y «Personal».
7. Por otro lado, a la hora de crear y guardar un archivo que luego puede acabar perdido en tu ordenador, es importante usar una palabra clave y también que le añadas una fecha. Por ejemplo, para guardar y luego poder recuperar fácilmente las facturas de un proveedor, puedes usar el sistema de poner la fecha + nombre del proveedor + tipo de documento.
8. Otra idea es la de crear una carpeta que se llame «Plantilla». A menudo, nos encontramos con archivos que usamos a menudo cambiando solo algunos elementos, archivos similares, o archivos adjuntos que se repiten. En esta carpeta puedes guardar los archivos para usarlos como una base para no tener que ir todas las veces a recuperar un documento anterior y perder tiempo. Toma el modelo que necesitas, personalízalo y guárdalo. En esta carpeta también puedes crear la sección «marca» donde puede guardar logotipos, portadas, imágenes institucionales, presentaciones y todo lo que necesita en el caso de que lo vayas a usar más veces.
9. No te olvides tampoco de guardar los archivos que recibes vía correo electrónico. Una vez lo hayas descargado, te vas a la carpeta de descargas y directamente lo guardas en la carpeta que le corresponda.
10. También será buena idea que programes una limpieza semanal del ordenador, de manera que podrás eliminar archivos que ya no usas, ordenarás los que todavía no has ordenado y que están en esa primera carpeta que creaste, y no acumularás archivos sin sentido en el Escritorio que por otro lado, es mejor que esté siempre libre de elementos.
11. Por último es recomendable que uses un disco externo, en el que ir almacenando las carpetas con archivos que sean viejos y que ya no vayas a usar pero que tampoco desees eliminar. De este modo los tendrás almacenados, y no ocuparán espacio en tu ordenador.

Con estos consejos lograrás mantener todo organizado en tu ordenador de manera que tus archivos ya no estarán desubicados nunca más y como no, mejorarás notablemente tu productividad.