Aprender a gestionar los picos de actividad para evitar la acumulación de trabajo puntual

Una de las principales dificultades con las que tienen que enfrentarse muchos negocios es la concentración de la mayoría de clientes en un corto espacio de tiempo. Por las propias características del servicio que ofrecen, se encuentran con periodos en los cuales prácticamente no hay nadie mientras que, de golpe, una riada de personas entra en el local esperando ser atendida.

Es el caso, por ejemplo, de los restaurantes. Aunque están abiertos muchas horas al día, la mayor parte de la clientela llega en el momento de  comer y cenar. Del mismo modo, algunos negocios concentran un gran volumen de actividad en unas fechas específicas del año.

También es el problema con el que se encuentran las gestorías, que aglutinan un gran volumen de trabajo en los finales de mes y, especialmente, en los trimestres de pago de los principales impuestos o en las fechas anteriores a la presentación de la declaración de la renta.

¿Cómo hacer frente a los picos de actividad?

A continuación, mostramos una serie de estrategias para evitar que ocurran situaciones de acumulación de trabajo:

• Preparar con anterioridad lo necesario para dar el servicio: Durante aquellos momentos que el volumen de trabajo es más bajo, hay que aprovechar para preparar y organizar todo el trabajo posterior. Es imprescindible que todos los miembros del equipo tengan claras sus funciones y responsabilidades, de forma que no se produzcan paros en el servicio ni pérdidas de tiempo en consultas de aspectos que podrían haberse aclarado con anterioridad.

• Desarrollar un plan de contingencia: La empresa debe desmenuzar toda su actividad en pequeños procesos. A partir de aquí, de cada uno de ellos, conocer sus posibles riesgos y encontrar una solución. De esta forma, cuando ocurran, cada uno tendrá claro cómo actuar y qué hacer.

• Tener a mano los historiales de los clientes: Si los clientes son los mismos desde hace mucho tiempo, lo habitual es que el volumen de pedida sea similar en cada momento del año. Por lo tanto, para agilizar las gestiones, es importante tener en cuenta el historial de cada cliente y, a partir de aquí, realizar las previsiones pertinentes.

• Promover la petición de cita: La acumulación de personas haciendo cola es un hecho habitual en muchos negocios y ocasiona, además, una pérdida de tiempo a los clientes que les genera insatisfacción. Para evitarlo, hay que fomentar la petición de cita, ya sea por teléfono o, preferiblemente, por Internet. Así, es más fácil organizar el trabajo y hacer frente a los imprevistos que puedan surgir.

• Facilitar el pago mediante la página web: Para evitar que el cliente tenga que desplazarse al establecimiento y que tanto él como el personal pierda tiempo, puede darse la opción de realizar el pedido por Internet y pagar mediante este canal. De esta forma, todo el mundo ahorra tiempo y esfuerzos.