Cuando tu bandeja de entrada de correo es un caos: trucos para gestionarlo

• Nacho Grosso @grosso_nacho
• Cádiz (1973) Redactor y editor especializado en tecnología. Escribiendo profesionalmente desde 2017 para medios de difusión y blogs en español.
• • 14/09/2024 12:56
  • Actualizado: 14/09/2024 12:56

Reconozco que suelo mantener a raya el correo electrónico que recibo, que es bastante cada día. Sin embargo, hoy he estado hablando con un antiguo compañero de instituto que me ha mostrado una captura de pantalla de su iPhone. Cuenta con más de 10000 correos electrónicos sin abrir. personalmente, me costaría estar tranquilo con ese número siempre como recordatorio y por esa razón, quiero compartirte una serie de trucos que puede ayudarte a gestionar tu bandeja de entrada de correo electrónico.

Cómo gestionar el correo electrónico

La carpetas inteligentes y las etiquetas son una excelente medida a la hora de organizar tu correo. Puedes configurar reglas para que los correos importantes vayan a unas carpetas específicas, y los que no son urgentes, que vayan a otra menos prioritaria. además, los correos que para mí tienen una prioridad máxima, los anclo con una chincheta y cuando ya lo he atendido y resuelto, va directamente a la papelera.

Quizás otro de los problemas importantes es estar continuamente pendiente al correo. Lógicamente, comprobar el correo que tengo es lo primero que hago en cuanto me siento a trabajar, pero establezco unas horas concretas para volverlo a mirar. De esta manera, he visto también las distracciones en el momento en el que estoy trabajando.

Reconozco que desde que domino el arte de cancelar suscripciones mi volumen de correo electrónico ha disminuido considerablemente. Cuando hay algo que no me interesa, no me tiembla el pulso en buscar hasta el final del correo esa palabra mágica:»Unsubscribe». Es santa medicina.

Puedes hacer que tu correo electrónico filtre automáticamente aquellos mensajes no deseados o los correos que no tienen tanta importancia, como puede ser los de promociones o notificaciones. Por ejemplo, la aplicación Gmail cuenta con funciones muy buenas a la hora de segmentar estos correos automáticamente. Mi gestor de correo electrónico favorito, por defecto es la app Spark. Además de ser gratuita, cuenta con opciones interesantes como la redacción de respuestas mediante inteligencia artificial. Puedes descargarla tanto para iPhone como para tu teléfono o tableta Android.

También aprendí que si un correo electrónico me lleva poco tiempo en ser respondido, lo hago de manera inmediata. Lo habitual, dar el enterado de que has recibido una información o confirmar una cita. Si respondes inmediatamente vas a conseguir que el volumen de mensajes pendientes por responder disminuya.

Muchas herramientas de correo electrónico permite usar respuestas rápidas o plantillas, que ahorran gran cantidad de tiempo. Por ejemplo, Spark cuenta con respuesta rápidas del tipo “Gracias, “Me gusta”, “De acuerdo” y otras similares, que son ideales para notificar un enterado o mostrar agradecimiento sin necesidad de volver a escribir un correo electrónico de manera completa.

Usar cuentas de correo electrónico separadas, una para ámbito profesional y otra para cuestiones personales, también ayuda a gestionar cada área de nuestra vida, de manera eficiente, a la vez que evitamos ver muchísimo correo electrónico mezclado en la misma bandeja de entrada.

Finalmente, al igual que limpias tu casa o tu garaje, es importante dedicar tiempo a limpiar la bandeja de entrada de manera regular. No importa que sea un día al mes o uno a la semana, pero tener esta rutina de mantenimiento evita situaciones como las descritas, que todo se desborde y que cuando haya que realizar la limpieza directamente lo dejemos por pereza.

Por eso, gestionar bandeja de entrada de correo electrónico tiene muchos beneficios asociados, principalmente, un estado de tranquilidad impagable. Como puedes ver, hay gran cantidad de trucos que te ayudan a mantenerla más limpia y evitar que le pase como a mi amigo Daniel, que, sin embargo, se lo toma con un excelente humor.