Por qué es importante la Administración

En general, en el contexto de la empresa, no se da demasiada importancia a las tareas administrativas. Así como, por ejemplo, en el caso de un comercial, sí que se percibe un retorno directo de su actuación en forma de ventas (y, por lo tanto, ingresos), un administrativo realiza una serie de acciones poco “lucidas” sin una correspondencia directa perceptible en un primer momento en la cuenta de resultados.

Ahora bien, la Administración de una compañía es la base, la estructura sobre la cual se asienta la organización en general. Sin tener la valoración merecida, sin su existencia, la empresa no podría funcionar. Por lo tanto, es imprescindible que toda empresa se encargue de encontrar buenos profesionales para asegurar que esta base es sólida. Entre las tareas que realizan, algunas de las más destacadas son las siguientes:

• Mantenimiento de bases de datos: la empresa tiene la obligación legal de tener al día y en unas condiciones de archivo y protección determinadas todos los datos de sus clientes y proveedores. Ahora bien, más allá del tema legal, es imprescindible tener una base de datos correcta y actualizada para conocer todos los contactos que ha habido con los clientes, cuáles son sus preferencias o las ventas realizadas a cada uno. Es una información de gran valor que tiene que estar disponible para el comercial. Del mismo modo, a nivel de proveedores, permite conocer los aprovisionamientos realizados y a qué condiciones.
• Relación con clientes y proveedores: ante la necesidad de cualquier pedido o duda con algún agente, a quién llega primero la misiva es al administrativo encargado de ello. En caso de conocer la solución, la misma persona puede dar contestación. Si no, tiene que saber derivarlo al responsable correspondiente.
• Archivo de la documentación: todos los datos referentes a clientes, proveedores, facturas, impuestos… deben de ordenarse de forma que sean rápidos de encontrar. De esta forma, se minimiza el tiempo perdido y se puede ofrecer una respuesta más rápida.
• Resolución de dudas y quejas: el servicio postventa toma una gran importancia en la actualidad. El cliente quiere tener una respuesta rápida y satisfactoria a cualquier duda u objeción sobre el producto o servicio. Si se trabaja bien este aspecto, puede ser un elemento diferenciador muy valorado.
• Coordinación de distintos departamentos: las distintas secciones que trabajan en una compañía no son independientes entre ellas, sino que precisan de compartir información que les puede ser muy útil. Para ello, es imprescindible la existencia de un nexo que facilite el tránsito de la información a quien la precisa en cada momento.
• Confección de documentación y trámites ante la Administración: la empresa debe de realizar distintos trámites para cumplir con la Administración: pagar los impuestos, pedir las correspondientes solicitudes, presentar alegaciones en caso de estar en desacuerdo con alguna sanción o requerimiento…