La importancia de la información interna en la pequeña empresa

Uno de los puntos más importantes a trabajar en toda empresa es la comunicación interna; es decir, cómo hacer llegar la información a todo el equipo de forma que sea comprensible. Es imprescindible que la transmisión sea fluida por los siguientes motivos:

• Reparto de las tareas: cada persona debe de saber qué aspectos trabajar, de qué forma y en qué plazo de tiempo para asegurar una correcta coordinación.
• Información sobre aspectos relevantes: se recomienda que la dirección haga partícipes a todos los miembros de la organización de todas las novedades alrededor de la empresa, aunque no sean afectaciones directas de su actividad. Es una forma de facilitar la interacción entre personas de distintos ámbitos y de mostrar que la compañía es transparente y ofrece a sus trabajadores toda la información.
• Facilitar la coordinación entre departamentos: es habitual que un determinado trabajo exija que personas que trabajan en espacios diferentes coordinen sus tiempos y tareas. Por lo tanto, todos los grupos precisan de información sobre la evolución de los otros para, de esta forma, asegurar que se está trabajando de acuerdo a los estándares demandados.
• Mostrar confianza en el equipo: facilitar que las personas que conforman un grupo puedan expresar sus ideas es vital para fomentar su fidelización y, a la vez, para recibir propuestas que pueden ser de gran valor. Para ello, hay que dotar a todos los miembros de la empresa de información fiable sobre lo que sucede en ella y su entorno.

¿Cómo hacer llegar la información al grupo?

Existen distintas formas de informar al personal. Algunas de las más utilizadas son las siguientes:

• Encuentros individuales: sirven para tratar aspectos muy específicos relacionados con el desempeño de una persona en concreto o para transmitir orientaciones que un responsable deberá de comunicar a su grupo.
• Reuniones en grupo: facilitan un proceso de lluvia de ideas que desemboca en un proyecto que la empresa considera de valor. Del mismo modo, pueden darse en caso que un responsable transmita órdenes de un superior después de un encuentro individual con su jefe.
• Circulares internas: son documentos que se reparten entre todos los miembros de la organización donde se dan a conocer noticias sobre ella. No deben de utilizarse para transmitir aspectos relacionados con la organización o el trabajo diario, sino solamente como espacio informativo sobre la empresa o el sector en general.
• Correo electrónico: permite hacer llegar un mensaje a todos los miembros del equipo a la vez. Ahora bien, dada la falta de personalización en el elemento, solamente se debe manejar para informar sobre hora y lugar de reunión y orden del día, no para desarrollar concretamente los aspectos a tratar.
• Buzón de sugerencias: es un espacio en el cual los trabajadores pueden dejar sus opiniones o propuestas de mejora de forma anónima.
• Encuestas al grupo: del mismo modo que en el caso anterior, es importante que sean anónimas para que las personas sean sinceras a la hora de responderlas. En caso contrario, será imposible sacar conclusiones válidas de ellas.
• Revista interna: hay empresas que realizan una publicación sobre aquello que sucede en ella. Se trata de un coste importante que en muchos casos tampoco se precisa necesario.