Hasta 100.000 euros de multa por hacer una fotocopia o fotografiar el DNI: cómo hacerla sin que te multen

El acto de solicitar, almacenar o realizar una fotocopia del Documento Nacional de Identidad (DNI), sin una justificación legal puede acarrear sanciones considerables, expresa la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Además, las multas han llegado a alcanzar los 100.000 euros por incumplir la normativa de protección de datos. Al mismo tiempo, muchas empresas siguen pidiendo una copia del DNI para realizar gestiones y la legislación establece que esta práctica sólo está permitida si existe una base legal o si es necesaria para verificar la identidad de una persona.

¿Qué es ilegal?

No es ilegal hacer una fotocopia del DNI, pero sí está prohibido que una empresa, comercio o entidad solicite una fotocopia del DNI sin cumplir el principio de minimización de datos recogido en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Además, en la mayoría de los trámites con mostrar el documento para acreditar la identidad es suficiente, no se requeriría una copia del mismo. Aunque, la AEPD corrobora que sólo podrá solicitarse información adicional para verificarlo cuando existan dudas sobre la identidad del interesado.

Las multas

Las sanciones varían dependiendo de la gravedad de la infracción. El caso de Orange es uno de los más llamativos ya que fue sancionada con 100.000 euros después de que un repartidor fotografiara el DNI de un cliente por ambas caras durante la entrega de un paquete. Esto fue considerado por la AEPD como una vulneración del principio de minimización de datos recogido en el RGPD.

¿Cómo hacer una copia correcta del DNI?

Los expertos recomiendan seguir unas medidas para evitar un uso indebido en el momento en el que una administración o empresa pida una copia del DNI porque exista una obligación expresa de ello. Uno de los primeros pasos más importantes es entregar la copia sólo cuando exista una causa legal y justificada. Otro de los aspectos a seguir sería escribir sobre la fotocopia el motivo por el que se entrega, por ejemplo para aperturas o firmas de contratos.  Además, recomiendan evitar el envío de fotografías del DNI por aplicaciones de mensajería o correos electrónicos inseguros y no facilitar una copia completa cuando baste con mostrar el documento para verificar la identidad.

Los casos en los que lo piden

La normativa dicta que existen procedimientos concretos en los que sí se permite solicitar una copia del documento de identidad como en algunos trámites financieros que se encuentran dentro de la legislación de prevención del blanqueo de capitales o cuando una ley específica lo exija, pero fuera de estos casos, la petición debe estar justificada y ser proporcional al tratamiento de datos que se quiere realizar.