Cómo relacionarse con los proveedores y optimizar los costes de aprovisionamiento

Los proveedores son una parte muy importante del proceso productivo. En caso que ocurra algún problema con ellos, se corre el riesgo de sufrir un parón en la actividad productiva. Justamente este problema lo acaba de vivir Volkswagen en Alemania. Consecuencia de la negativa de la industria auxiliar a seguir suministrando piezas a la empresa automovilística, habrá paros temporales en seis plantas. Aunque la justicia, concretamente el Tribunal de Justicia de Braunschweig, había ordenado a los proveedores a retomar el suministro, éstos se han negado. Más de 27.000 trabajadores se verán afectados por tal situación.

¿Cómo mantener una relación fluida con los proveedores?

Aunque existan distintos proveedores que puedan suministrar lo que una empresa precisa, es importante que en ningún momento la relación se complique. En esta interacción, la forma de actuar varía también según el poder de negociación de cada una de las partes. Si solamente uno o pocos proveedores suministran lo buscado, está claro que tienen la sartén por el mango. Ahora bien, en caso que exista más competencia, la negociación ya se da en un contexto de más igualdad. En todos los casos, es importante seguir las siguientes pautas:

• No imponer unas condiciones extremas: Con la finalidad de conseguir el máximo margen posible, se puede pensar que lo más conveniente es apretar las tuercas al máximo a los proveedores para, así, incrementar el margen. Ahora bien, estipular unas condiciones demasiado exigentes que obliguen al proveedor a operar con un margen muy estrecho puede llegar a ser contraproducente. Existe el riesgo que, ante cualquier pequeño imprevisto, la calidad del aprovisionamiento baje o que, directamente, les sea imposible proveer.
• Estar pendientes de otros proveedores en el mercado: Siempre hay que estar atentos al mercado por si hay otras empresas capaces de ofrecer el mismo servicio a unas condiciones más ventajosas o a una calidad mayor.
• Fijar claramente las condiciones del suministro: En el contrato hay que reflejar de forma clara y explícita todos los puntos referentes al suministro y las consecuencias para cada una de las partes de incumplir. Para la compañía, es la forma de poder, enseguida que la calidad no sea la deseada o haya algún tipo de rotura, de encontrar otra compañía proveedora y proseguir con la producción.
• Establecer unos estándares de calidad: La empresa debe de fijar cuál es la calidad que espera del servicio. En caso que el suministro se dé por debajo de ésta, hay que darlo a conocer y buscar otras alternativas en el mercado.
• Empezar a negociar con tiempo la posible renovación: Todo contrato tiene una expiración, a no ser que se haya estipulado alguna exclusividad a tiempo indefinido. Por lo tanto, antes de llegar al fin, es importante que las partes se reúnan y hablen sobre los términos de una posible renovación. Puede que la situación del mercado no sea la misma en aquel momento que entonces. De la misma forma, hay una experiencia resultado de la relación durante el tiempo que ha durado el aprovisionamiento. De acuerdo a estos dos puntos, habrá que plantear si se mantienen las condiciones o si es conveniente establecer algunos cambios en materia de suministro, precios o calidad.