Cómo hacer un buen inventario

Si tienes un negocio, una tienda o sencillamente deseas poder tener organizados los artículos de tu almacen, nada como realizar un inventario, aunque a veces el proceso para ello puede resultar algo complicado, de modo que vamos a explicaros a continuación, paso a paso, y de manera fácil, cómo hacer un buen inventario.

Hacer un buen inventario requiere tener ordenados todos los artículos que deseamos incluir en dicho inventario, de modo que a la larga sepamos la cantidad de estos que tenemos, en el caso de querer reponer, o también donde se ubican dentro de un almacén o en un negocio. Veamos cómo hacerlo de modo que a partir de ahora todos tus productos estén bien organizados.

Pasos para hacer un buen inventario

1. En primer lugar, si deseas usar un ordenador o tablet para hacer un buen inventario, puedes hacerlo con una hoja de Excel, sin que necesites ser un experto en fórmulas, basta con seguir paso a paso lo que os explicamos. Si no desea utilizar el ordenador, toma un lápiz y papel.
   En ambos casos, debes anotar lo siguiente en varias columnas,
2. En una primera columna escribes el nombre del artículo.
3. En la segunda columna escribes el código del artículo (si el artículo no está provisto con el código, no te preocupes).
4. En una tercera columna tendrás que escribir el precio y en una cuarta columna será bueno que anotes la cantidad.
5. Naturalmente, hay algunos programas más completos en el mercado que ofrecen otras funciones, pero si es un principiante y no está muy familiarizado con las ordenadores, es suficiente que siga estas instrucciones.
6. Por otro lado, subdivide los productos en áreas según su importancia.
7. Asigna a cada área un signo con una abreviatura, por ejemplo, si has dividido los espacios en la cuadrícula, asígnale un nombre como A1 B1 C1 y así sucesivamente tratando de mantener una lógica organizada. Esa asignación te servirá para definir artículos que son imprescindibles (A), los que son necesarios (B) y los que son puntuales (C). Incluso puedes crear varias tablas para cada área o una hoja de excel por área.
8. Una vez que haya hecho este «etiquetado» de las áreas, dentro de tu hoja de cálculo, puede pasar a la fase de conteo real.
9. Comienza a contar los productos de acuerdo con el diseño de la subdivisión que has creado.
10. La división en áreas te permite comenzar y terminar una sola área, de esta manera podrás controlar solo una parte de la tienda y las áreas restantes las puedes controlar de manera independiente.
11. Durante las operaciones de conteo, encontrarás el mismo artículo en varios lugares, en diferentes estantes y en stock, en este caso cuéntalos por separado y marca en la hoja de área solo los artículos que encuentre en esa área.
12. Ahora tendrás el número de artículos por cada área, así como su nombre y referencia.
13. Al final de la cuenta de todas las áreas, procede a crear una cuarta hoja de cálculo en la que introduzcas el número total de todos y cada uno de estos artículos. Esta hoja deberá modificarse cada vez que modifiques las otras, de modo que siempre aparezca actualizada en función de las ventas que hayamos hecho.
14. En esta fase, seguramente aquellos que decidieron usar un ordenadorlo harán mucho más rápido, tanto para la investigación de los artículos como para identificar cualquier artículo doble simplemente poniendo las filas de la hoja de Excel en orden, pero no te preocupes si en cambio has decidido hacerlo con papel y lápiz. Siguiendo paso a paso esta técnica tu inventario será perfecto.
15. En este punto, te encontrarás con una lista de todos los productos que tiene en tu negocio.con las cantidades relativas y los precios, y de este modo ya tendrás tu inventario hecho.

Las operaciones de inventario son algo complejas, pero son esenciales para entender cuántos y qué productos tienes en tu almacén. Además, si utilizas este método de división por áreas, puede realizar verificaciones periódicas incluso en una sola área, por lo que puede verificar si hay escasez, robo, productos deteriorados o caducados.