Pasos para escribir un informe paso a paso

Escribir un informe no siempre es fácil, especialmente si es algo que no has hecho nunca. Para escribir un informe correctamente deberás seguir una serie de pasos que harán que parezca que llevas años escribiendo informes. El resultado será realmente profesional, así que si quieres saber cómo escribir un informe correctamente, sigue leyendo a continuación.

Antes de saber cómo escribir un informe, tendrás que saber qué es. Un informe es un texto formal que sirve para informar de hechos o actividades concretas a una persona o grupo de personas. Así, un informe puede realizarse dentro de una empresa para evaluar a los trabajadores, para estudiar otra empresa o para estudiar algo concreto. Los informes son muy usados en el campo de la investigación, por ejemplo.

Para hacer un informe de forma correcta, es importante seguir los siguientes pasos. Te resultará muy sencillo de hacer.

Cómo escribir un informe

Esta guía te servirá para elaborar un buen informe siempre que lo necesites:

1. Escoge bien tu objetivo

Antes de empezar a escribir el informe te recomendamos que te pares un segundo a pensar en el objetivo del informe, en cuál es el objetivo que quieres lograr. Así que párate y hazte la siguiente pregunta: ¿Cuál es el objetivo que quiero lograr al realizar este informe y qué mensaje quiero transmitir?

2. Cambia tu lugar y piensa en el destinatario

Cada vez que te sientes a escribir un informe, te recomendamos que pienses en el destinatario. Te ayudará en el proceso de plasmar la información y en hacerlo más comprensible. Escribe todos los detalles que necesites para que la persona a la que está dirigido el informe entienda de qué estás hablando.

3. Haz una lista con lo que quieres escribir

Antes de sentarte a escribir tu informe es fundamental que sepas qué vas a escribir. Es por eso por lo que te aconsejamos que cojas una hoja, escribas qué temas vas a tratar y el orden. Así podrás construir una relación entre los temas y el informe será mucho más comprensible.

4. Busca fuentes autorizadas

Escribir un informe significa ser lo más objetivo posible. De hecho, como ya se mencionó, este tipo de documento es el análisis de un hecho y no una historia creativa. Por lo tanto, tus fuentes deben ser confiables y objetivas. Debe mencionarlas en el texto de tu informe: en ellas deberá basarse la veracidad de los hechos que expone.

5. Escribe el texto del informe siguiendo una estructura precisa

Para escribir un informe eficaz, debes elegir y respetar una estructura determinada. Por lo tanto, debes comenzar tu texto con una breve introducción y continuar con la parte dedicada al análisis de los hechos. Luego, debes pasar a la síntesis, es decir, a la fase en la que interpretas lo que sucedió y obtienes las indicaciones útiles para el futuro. Finalmente, debes finalizar el texto del documento con las conclusiones. En ellos haces un balance de todo tu trabajo.

En principio, para escribir un informe se puede usar esta estructura estándar (que, por ejemplo, se refiere a una relación de trabajo):

Introducción del informe

• Presentación del tema tratado
• Motivaciones para la elección del tema
• Propósito del trabajo
• Fases y horas de trabajo
• Personas involucradas en el trabajo y su rol

Texto del informe

• Exposición de los aspectos examinados en el trabajo
• Método seguido
• Herramientas utilizadas

Conclusión del informe

• Evaluación del trabajo
• Posibles dificultades encontradas
• Reflexiones finales sobre la evidencia que surgió del documento
• Propuestas para el futuro

6. Se simple, claro y concreto

Para tu lector, tienes la obligación de ser extremadamente claro. Aquí hay algunos consejos sobre cómo ser más comprensible y, en consecuencia, sobre cómo escribir un informe que sea más efectivo:

• Escribe oraciones cortas
• Usa un lenguaje simple
• Evita subordinados: forzar al lector y eliminar la concentración
• Se claro, preciso, concreto: evita los giros de palabras llenas de humo
• Evita un estilo barroco o presuntuoso
• Evita cualquier jerga técnica, a menos que que el informe sea leído por aquellos que lo entienden

7. Usa cuadros y tablas

Como ya se mencionó, escribir un informe significa exponer los hechos de una manera concreta. ¿Y qué es mejor para apoyar un hecho que un gráfico o una tabla? Por lo tanto, usa estos elementos para aclarar y dar aún más concreción a las cosas que escribes en tu informe.

8. Inserta fotografías e imágenes

Las imágenes y fotografías son mucho más intuitivas que las palabras. Esto también se aplica cuando se necesita escribir un informe. Por lo tanto, en tus informes, inserta fotografías o imágenes para documentar, aclarar y ejemplificar.

9. Formatea el texto del informe

Escribir un informe también significa darle una aspecto agradable. Esto significa formatear tu texto de manera apropiada. Por ejemplo:

• Elige la fuente más adecuada para obtener la máxima legibilidad , tanto en el caso de que se imprima el documento, como en caso de que deba leerse en un monitor.
• Resalta las palabras y conceptos más importantes con negrita.
• Use listas numeradas y con viñetas para las listas de artículos.
• Divide el texto en bloques para evitar el desagradable efecto de que el texto es un muro.
• Elige un título efectivo: Un punto muy importante de escribir un informe es qué título darle al documento. El título debe ser absolutamente claro, debe decir lo que contiene el informe. No debes ser vago o usar juegos de palabras. Probablemente, el mejor momento para elegir el título es al final del informe, cuando el trabajo está terminado y todo está claro.

10. Usa los resúmenes

Si tu informe es largo, debe dividirse en capítulos. En este caso, se recomienda el uso de resúmenes. Un resumen es un texto breve, cien o doscientas palabras como máximo, que se coloca al comienzo de cada capítulo y explica al lector lo que encontrará en esa parte del informe.

11. Lee el documento cuidadosamente

La re-lectura de lo que se escribe es una fase importante de la redacción de un informe. Verifica especialmente que no haya errores de ortografía, gramática o sintaxis en el informe. También verifica que las oraciones estén lógicamente vinculadas entre sí. Además, el tema de cada oración siempre debe expresarse claramente.