Está confirmado por la Seguridad Social y es oficial: los trabajadores no están obligados a entregar los partes de baja o alta médica a la empresa

Entregar el parte de baja a la empresa fue durante años uno de los trámites habituales cuando un trabajador tenía que ausentarse por enfermedad. Después de acudir al médico, había que hacer llegar una copia a la compañía y repetir el proceso con los sucesivos partes de confirmación y, finalmente, con el alta. Sin embargo, este procedimiento dejó de ser obligatorio hace ya más de tres años.

Desde el 1 de abril de 2023, los trabajadores no tienen que entregar a la empresa los partes médicos de baja, confirmación o alta. El cambio se introdujo mediante el Real Decreto 1060/2022 y fue desarrollado posteriormente por la Orden ISM/2/2023. Desde entonces, la comunicación se realiza directamente entre la Administración y la empresa por medios electrónicos, aunque no todos los trabajadores saben que existe este sistema o que de hecho, es el que aplica la Seguridad Social.

Los trabajadores no están obligados a entregar los partes de baja o alta médica a la empresa

El propio organismo así lo explica en sus preguntas frecuentes sobre incapacidad temporal. Desde la entrada en vigor de la reforma desapareció la obligación de que el trabajador recibiera una copia del parte destinada a la empresa y tuviera que presentarla posteriormente. El médico continúa entregando una copia al trabajador, pero esa copia es únicamente para su conocimiento. El Servicio Público de Salud, la mutua o, en su caso, la empresa colaboradora son quienes remiten electrónicamente al Instituto Nacional de la Seguridad Social los datos correspondientes a la baja, la confirmación o el alta.

A partir de ahí, es el propio INSS el que comunica a la empresa los datos administrativos necesarios. La transmisión se realiza a través del denominado Fichero INSS Empresas del Sistema RED y, como norma general, debe efectuarse como máximo el día hábil siguiente a aquel en el que el Instituto recibe la información. El objetivo de la reforma fue precisamente eliminar un trámite que había quedado desfasado con el desarrollo de los sistemas electrónicos. Antes, el trabajador actuaba como intermediario entre el médico y la empresa, pero ahora esa información circula directamente entre las administraciones implicadas.

Avisar de la baja no significa explicar qué enfermedad tienes

La desaparición del parte en papel ha provocado cierta confusión. El trabajador ya no tiene que entregar a su empresa el documento médico, pero eso no significa necesariamente que pueda dejar de comunicar que no acudirá al trabajo. Dependiendo del convenio colectivo, las normas internas de la compañía o las circunstancias de cada caso, puede existir la obligación de avisar de la ausencia. Lo que cambia es la documentación que debe aportar y, sobre todo, la información médica que está obligado a facilitar.

El abogado Sebastián Ramírez ha advertido en sus redes sociales de un error que, según explica, continúa siendo frecuente. Algunos empleados siguen enviando voluntariamente documentación médica a la empresa e incluso explicando qué problema de salud ha provocado la baja. Ramírez aconseja diferenciar ambas cuestiones. «Hay que comunicar que estás de baja médica pero no la causa de la misma», señala. Y pone como ejemplo una lesión en el hombro que mantenga al trabajador unos días o semanas apartado de su puesto. Revelar ese problema, sostiene, puede hacer que la empresa conozca información sobre su salud que no necesita para gestionar la ausencia.

La Agencia Española de Protección de Datos recuerda además que los datos relativos a la salud tienen una protección especial. En materia laboral debe aplicarse el principio de minimización, de manera que solo se trate aquella información que resulte necesaria para cumplir las obligaciones previstas legalmente.

La empresa recibe datos administrativos, no el diagnóstico del trabajador

Otro punto importante está en el tipo de información que recibe la empresa. El Real Decreto establece que el INSS comunica únicamente datos identificativos de carácter administrativo relacionados con los partes médicos. Eso permite a la compañía saber que el trabajador se encuentra en situación de incapacidad temporal y gestionar las consecuencias laborales y económicas de la baja, pero no convierte al empleador en destinatario de la historia clínica ni del diagnóstico concreto.

La AEPD mantiene que, con carácter general, el empleador no está legitimado para conocer el diagnóstico médico del trabajador salvo que exista una base legal específica que lo justifique. En la gestión ordinaria de una baja resulta suficiente conocer la situación de incapacidad temporal sin entrar en la enfermedad o dolencia concreta que la ha provocado.

La automatización también ha cambiado las obligaciones de las empresas. Desde abril de 2023 ya no tienen que transmitir al INSS los sucesivos partes de confirmación y alta. En los procesos de baja, deben facilitar determinados datos económicos necesarios para gestionar la prestación. Por tanto, si una empresa solicita a un trabajador que le lleve físicamente el parte de baja, confirmación o alta como se hacía antes de 2023, está utilizando un procedimiento que ya no corresponde al sistema actual. Eso no quiere decir que el trabajador no tenga que avisar de que no acudirá a su puesto y cumplir las reglas establecidas para comunicar una ausencia, pero el parte médico sigue otro camino.