Del papel a la digitalización masiva de documentos: estos son los profesionales que ayudan a las empresas en esta ardua tarea

Las nuevas tecnologías han revolucionado el funcionamiento las empresas en todos los sentidos. Y que, prácticamente, en el seno de las compañías, toda actividad se hace y se desarrolla a través de herramientas digitales y software a medida, por lo que cada día se hacen menos gestiones en papel, como sí se ha hecho de manera tradicional hasta hace pocos años. Sin embargo, como sabemos, los tiempos han cambiado y ya casi nada se hace en papel físico, sino de manera digital. Pero, ¿qué pasa con toda esa documentación que tienen las empresas hasta la digitalización de su día a día?

Lo ideal es que las compañías opten por una digitalización masiva de todos sus documentos. Un reto de gran importancia, ya que es una forma de garantizar una correcta conservación de los mismos y, además, ganar espacio físico, ya que no tendrán que almacenarlo. Para esta ardua tarea, que debería ser una prioridad para aquellas empresas que no lo hayan hecho o contemplado como una posibilidad, existen especialistas de la digitalización que ponen al servicio de las empresas todo su expertise, como es el caso de Docuindexa, líder en digitalización de documentos a medida y con una propuesta única.

Docuindexa ofrece soluciones personalizadas y de alta calidad gracias a su tecnología avanzada en OCR propio e Inteligencia Artificial (IA). Con un enfoque en la seguridad, el ahorro de costes y la accesibilidad, sus servicios convierten la documentación en un recurso valioso de rápido acceso y fácilmente gestionable para empresas de cualquier tamaño.

Brindan un servicio de outsourcing, para que el usuario pueda tener un archivo en formato digital y no en papel, como muchas empresas lo siguen teniendo todavía; poseen los mejores escáneres del mercado en tecnología de alta velocidad, calidad y precisión, y dan un servicio completo: preparación de documentos, transporte, etc. hasta su entrega final.

Mucho más que una digitalización

En Docuindexa no sólo digitalizan los documentos, también transforman cada documento en un activo digital útil para las empresas. El sistema de OCR –reconocimiento óptico de caracteres–, que ha sido desarrollado ad hoc por la propia empresa, tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades de cada cliente, lo que permite reducir costes significativamente, así como mejorar la calidad de los datos. A diferencia de otras empresas del sector que utilizan OCR de terceros, su tecnología es más precisa y asequible, lo que se traduce en un ahorro para sus clientes, a la vez que aumentan la calidad.

Dan a sus clientes servicios que marcan la diferencia y que ha permitido a Docuindexa posicionarse como una empresa en la digitalización o el escaneado masivo de documentos.

Entre los servicios que tienen a disposición de sus clientes están los siguientes:

1.- Recogida y preparación segura de la documentación

El equipo de Docuindexa visita las instalaciones del cliente para asegurar que cada documento se prepara, se realiza un inventario y transporta de forma segura, garantizando la confidencialidad y el control en cada fase del proceso

2.- Identificación y Priorización de Documentos Clave

Identifican los documentos esenciales, utilizando tecnología de IA para dar prioridad a los archivos más recientes y críticos, facilitando un acceso ágil y eficiente a la información.

3.- Clasificación y organización inteligente de documentos

Emplean, además, herramientas avanzadas, como códigos de barras y QR, para la clasificación automática de documentos, lo que reduce el tiempo de procesamiento y optimiza la organización.

4.- Preparación y limpieza de documentos para una digitalización eficiente

Su equipo se asegura de que los documentos estén libres de elementos físicos (grapas, clips, carpetas, etc.), garantizando una digitalización continua y sin interrupciones con sus escáneres de producción.

5.- Digitalización de alta calidad

Escanean con resoluciones que van desde los 300 ppp hasta los 1200 ppp, produciendo archivos de alta calidad en formato PDF o imagen, integrando OCR para que el contenido sea editable y accesible.

6.- Reconocimiento de datos potenciado por inteligencia artificial

Su sistema OCR personalizado y tecnología de IA permite extraer automáticamente datos críticos para cada cliente, facilitando tareas como el renombrado automático, indexación avanzada y metadatos para una integración óptima.

7.- Indexación y recuperación ágil

Organizan los documentos digitalizados en un archivo con etiquetas digitales y/o metadatos para una recuperación rápida, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia en la gestión documental.

8.- Rigurosos controles de calidad

Cada archivo pasa por un exhaustivo control de calidad para asegurar la perfección visual y de datos en cada documento. Si detectan errores, repetimos el proceso hasta alcanzar la excelencia.

9.- Destino final: devolución, destrucción o custodia segura

Ofrecen opciones personalizadas para la documentación física: devolución, destrucción certificada o custodia segura en nuestro centro de archivo, adaptándonos a las necesidades de cada cliente.

Falibilidad y seguridad en cada entrega

Docuindexa se compromete, además, a ofrecer un servicio seguro y confiable, transfiriendo los archivos digitalizados a través de entornos SFTP, cloud seguro o discos duros físicos. Cada paso del proceso está diseñado para proteger la confidencialidad y facilitar la gestión de la información digital de manera efectiva y rápida de los clientes.

Docuindexa es la pieza clave en la transformación digital documental de las empresas. ¿Listo para convertir tu documentación en un activo digital útil y seguro? Contacta y descubre cómo estos profesionales puede optimizar la gestión documental de tu empresa a través de tecnología de vanguardia y un servicio adaptado a tus necesidades.