Cómo evitar pérdidas de tiempo en el trabajo

Uno de los aspectos más relevantes para el correcto funcionamiento de una empresa es la productividad. Es decir, la cantidad de trabajo que se es capaz de realizar por unidad de tiempo y evitar las pérdidas de tiempo. Algunas empresas, sobre todo en otros países, han entendido perfectamente tal punto y permiten medidas relacionadas con la flexibilidad laboral sujetas al cumplimiento de objetivos. Permanecer durante más tiempo en el lugar de trabajo no implica, ni mucho menos, unos mejores resultados.

Evitar pérdidas de tiempo es, por lo tanto, un objetivo de toda organización. Para que ello no ocurra, se deben de desarrollar los siguientes puntos:
Planificar las reuniones: es uno de los aspectos que más pérdidas de tiempo provocan en el mundo empresarial. Antes de una reunión, hay que fijar una orden del día en la cual se consignen los temas a tratar, el responsable de cada uno y una duración estimada de todos ellos.

Evitar el uso excesivo del teléfono: las interrupciones por llamadas de clientes, proveedores u otros departamentos obligan también a gastar mucho tiempo. A poder ser, es importante tener alguien que filtre solamente las llamadas importantes. En caso de no ser así, si se está desempeñando una labor urgente, de forma correcta y educada, finalizar la llamada y asegurar que se retomará el contacto en breve para evitar pérdidas de tiempo.

Organizar correctamente el espacio de trabajo: la mesa donde se trabaja debe de estar ordenada, así como todos los documentos y utensilios necesarios para el desempeño del trabajo.

Delegar las tareas de menos valor añadido: a la vez que se fijan las actividades a realizar por cada persona, a la vez, se asignan las correspondientes responsabilidades. El objetivo de cada trabajador, por lo tanto, pasa por completar correctamente los espacios asignados. Ahora bien, puede que, a la vez, tenga que asumir otras faenas complementarias que podría hacer otra persona del equipo. En este caso, es preferible delegarlas a alguien. Para ello, hay que ser capaz de confeccionar un grupo compacto, motivado y conocer las aptitudes y potencial de todos sus miembros.

Fijar un horario de consultas: las interrupciones en mitad del trabajo provocan un doble efecto negativo: por un lado, la propia pérdida del tiempo de trabajo durante el cual es necesario solucionar las dudas de la visita. Por el otro, la necesidad de retomar el hilo. Para evitarlo, hay que señalar unos horarios fijos conocidos por todo el mundo.

Evitar mirar el correo constantemente: del mismo modo que en el caso anterior, querer contestar al momento todos los mensajes puede llevar a la descoordinación y a dejar de lado las tareas más urgentes o importantes. Dentro del calendario de organización del día, es preferible dejar uno o dos espacios dedicados solamente a la resolución de dudas por correo.